Um dos grandes dilemas da nossa vida de Profissional de Secretariado é definir o "prioritário" e o "urgente", em determinadas situações do cotidiano.
O editorial dessa semana traz uma pesquisa sobre esse importantíssimo assunto:
"Com estruturas mais enxutas nas empresas, decisões que precisam ser tomadas assim que o novo ano começa e pendências do ano anterior, os profissionais se perdem em um mar de tarefas em que tudo parece urgente. Aí surge a dúvida (e o desespero): como priorizar quando tudo parece prioridade?
Por receber demandas e pressão de todos os lados, as pessoas não conseguem entender o que é importante de fato. “Muita gente aceita as prioridades alheias, achando que vai dar conta de tudo”, diz Andrea Piscitelli, professora da Fundação Instituto de Administração (FIA), de São Paulo, e consultora de gestão de pessoas.
O resultado é que, muitas vezes, as demandas que teriam maior importância na rotina do executivo ou da empresa são deixadas de lado. “Com as tarefas também se aplica o Princípio de Pareto, em que 20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados”, afirma o professor Paulo Campos, do Insper. “Saber encontrar esses 20% é fundamental.” Aprenda, a seguir, o que você precisa fazer para estabelecer prioridades e conseguir entregar suas metas.
Escolha um método
O primeiro passo para lidar com prioridades é organizá-las. Shane O’Grady, de 33 anos, diretor de tecnologia da Love Mondays, empresa que reúne avaliações de empresas feitas por funcionários, de São Paulo, criou uma metodologia para gerenciar os projetos que ele e sua equipe desenvolvem. “
Fizemos um misto de dois modelos”, afirma Shane. Um deles é o Scrum, que envolve a realização contínua de feedbacks, e o Kanban, usado em fábricas para sinalizar as etapas do fluxo de produção.
Compartilhe a agenda
Sempre que alguém da equipe de Sebastian Guzman, de 36 anos, consultor de programas de melhorias na Bosch, fabricante de peças automotivas, de São Paulo, quer marcar uma reunião, não precisa interrompê-lo para descobrir quando estará disponível. “Deixo minha agenda aberta para que saibam quando estou sobrecarregado”, afirma Sebastian.
O ideal é que toda a equipe compartilhe seus compromissos. Assim, os chefes veem quem tem mais ou menos disponibilidade para lidar com eles.
Invente uma urgência
Prazos confortáveis atrapalham a conclusão de tarefas. Isso ocorre porque o ser humano calcula mal o tempo que perde numa atividade e acha que precisará de menos tempo do que o necessário.
O truque é eliminar a ilusão de agenda tranquila. Antes de decidir o que fazer primeiro, pense quais tarefas escolheria se tivesse metade do tempo disponível. Ou, se tivesse de trabalhar só 2 horas por dia. Os selecionados serão os compromissos mais importantes.
Peça ajuda
A mente humana nem sempre é confiável quando o assunto é definir prioridades. “Damos um peso maior às atividades em que nos sentimos confortáveis”, diz Andrea, da FIA.
Outras tarefas que também precisariam receber atenção são deixadas de lado. Essa situação ocorre frequentemente quando a pessoa está muito envolvida em algum projeto.
O melhor é pedir ajuda a alguém que não tenha a mesma rotina, mas que entenda bem sua função. Essa pessoa terá um olhar imparcial sobre o que é importante.
Enxergue com clareza
Diante de um emaranhado de tarefas, muitas vezes fica difícil hierarquizar prioridades. Por isso, conseguir ter uma visão do todo é um dos passos mais importantes.
A agenda não deve ser encarada como uma simples lista de compromissos, mas como uma ferramenta que permita visualizar o conjunto de atividades.
Para lidar com esse desafio de ter uma visão melhor das pendências, Shane, da Love Mondays, colocou em seu escritório um quadro com post-its coloridos, em que consegue ver com precisão o status das tarefas que ele e sua equipe têm pela frente. “Conforme cada etapa do projeto evolui, mudamos o post-it de posição nesse quadro”, diz Shane.
Uma rápida olhada ajuda a descobrir quais tarefas estão mais adiantadas e quais precisam de atenção extra.
Entenda a empresa
Para estabelecer prioridades, é necessário ter clareza sobre as metas da empresa ou da área. “Especialmente em ambientes mais dinâmicos, em que novas demandas surgem, o profissional tem de trabalhar olhando para a estratégia”, diz Paulo, do Insper.
É o que faz Sebastian, da Bosch. “Saber o que a empresa quer e precisa naquele momento é um dos aspectos que mais levo em conta”, diz ele.
A principal maneira de conseguir ter essa noção clara é perguntar ao chefe. Confira com ele se as prioridades que vêm sendo adotadas realmente são as tarefas mais importantes para o negócio.
Aprenda a recusar
Quando a vontade de agradar chefes e colegas fala mais alto do que a preocupação com a agenda, o resultado são tarefas em excesso. “O que é importante para os outros nem sempre é para nós”, diz Andrea, da FIA.
Antes de aceitar uma nova tarefa, analise sua agenda. Se achar que o pedido vai atravancar outros projetos mais importantes sem trazer um resultado compensatório, a melhor saída é negociar um prazo diferente ou, em último caso, encontrar uma forma de recusar a missão."
Manter a agenda de compromissos atualizada é o nosso desafio de sempre. Mas, com organização e disciplina, tudo se resolve.
Até Mais!
A Autora
Fonte: Pesquisa publicada por Gabriel Ferreira, para revista Você S/A, Ed. Março/2015: http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/199/noticias/como-definir-prioridades-quando-tudo-e-urgente. Acesso em 23/03/2015.
As redes sociais cresceram muito nos últimos 5 anos, tanto em quantidade de sites de relacionamento como em número de usuários. Mas é importante tomar cuidado com o que é postado nas redes sociais, pois toda essa facilidade em expor suas opiniões e pensamentos na internet também contribui para que sua vida pessoal e profissional seja divulgada em excesso e isso possa prejudicá-lo de alguma forma. Pensando nisso, trouxe uma pesquisa publicada na edição de Fevereiro/2015, na Revista Você S/A, com dicas de como se preservar ao usar as redes sociais:
"Muita gente perde o controle porque embarca no que John Suler, professor da Universidade de Rider, em Nova Jersey, apelidou de “efeito da desinibição online”, que consiste na impressão de que estar atrás de uma tela significa o anonimato. A falsa proteção aumenta a vontade de se expressar e instiga a agressividade.
Como as redes funcionam como uma vitrine, esse impulso comunicativo pode manchar a reputação na vida profissional. Engana-se quem pensa que os recrutadores ignoram os perfis sociais, como Facebook, Instagram e Twitter. Segundo um estudo do CareerBuilder, site americano de recrutamento, 51% dos 2.138 empregadores entrevistados desistem de contratar um candidato após verificar suas postagens.
Mesmo quem não está atrás de emprego deve tomar cuidado: chefes e colegas observam como andam as publicações alheias. 'Uma atitude inflexível em uma discussão online passa a imagem de um profissional que não sabe trabalhar em equipe', diz Luís Testa, da Catho, site de recrutamento, de São Paulo.
Para não cair em armadilhas e correr o risco de virar meme, siga as regras para preservar (e melhorar) sua imagem virtual.
1- Use ferramentas de privacidade
A lista de amigos não é homogênea: tem chefes, ex-chefes, colegas e pessoas mais íntimas. Cada grupo pede um tipo diferente de mensagem. O Facebook cria filtros e listas que podem ser aplicados nos posts. Isso permite que alguém selecione só os amigos para compartilhar a foto do Réveillon, e só os colegas quando quiser postar um texto corporativo.
2 - Pense antes de publicar
As linhas do tempo são lotadas de informações. Mas nem todas foram revisadas antes de ser publicadas. A consequência? Posts com informações falsas e erros de português. 'Não é porque a internet é veloz que temos de nos posicionar com a mesma rapidez', diz Bia Granja, do site Youpix, especializado em internet.
3- Reclame na medida
As redes sociais viraram um grande SAC da vida, com gente que usa os perfis só para desabafar. Reclamar de vez em quando é normal, mas ser resmungão transmite uma imagem ruim. 'Nenhum recrutador verá com bons olhos uma pessoa que está o tempo todo insatisfeita com tudo', diz Ana Luiza Mano, fundadora do grupo Psicólogos da Internet, de São Paulo.
4- Diminua a ostentação
Há a impressão de que, na internet, todo mundo é feliz e só faz coisas incríveis. Postar imagens de viagens, restaurantes, sapatos novos e festas em excesso passa a impressão de ostentação.
O marketing pessoal exagerado não cola. Profissionais que se autopromovem assim dão a entender que não assumem falhas.
5 - Pegue leve nas críticas às empresas
Todo cliente lesado por algum serviço ou produto tem o direito de ficar bravo e reclamar. Desde que seja no lugar certo. Melhor falar sobre o problema com a empresa ou em sites voltados para reclamações.
Por mais que esteja irritado, mantenha a cordialidade: pode ser que, daqui a um tempo, você pleiteie uma vaga na empresa com a qual brigou.
6- Lembre-se que a zoeira tem limites
Até os mais bem-humorados precisam ter noção. Às vezes, uma piada pode ofender, mesmo que essa não tenha sido a intenção. Avalie o tom do post e nunca faça comentários ofensivos disfarçados de piadas.
Brincar com as minorias está fora de cogitação: as empresas valorizam quem sabe lidar com a diversidade.
7 - Analise as redes
Cada rede tem um perfil específico que deve ser levado em conta. Não pega bem postar convite para seu aniversário no LinkedIn ou compartilhar seu currículo no Facebook.
8 - Publique com moderação
Crie uma rotina para seus posts e uma frequência tolerável para se expor online. Quem escreve demais parece que está viciado, comportamento que pode prejudicar a produtividade e ser malvisto pelos chefes.
9 -Seja coerente
As redes sociais devem refletir quem você é na vida real. Não adianta se esconder atrás da tela e criar uma imagem diferente da mostrada no trabalho.
As pessoas percebem a incoerência e ficam em dúvida sobre a personalidade. Preste atenção também nos seus contatos: não adianta tomar cuidado com o perfil se todos os seus amigos parecem ser exatamente o contrário de quem você é.
10 - Saiba que o anonimato é lenda
Antes de publicar qualquer coisa, imagine se teria coragem de dizer aquilo pessoalmente, sem se envergonhar ou se arrepender no futuro. Na dúvida, apague o que escreveu. Essa atitude demonstra maturidade e o entendimento de que nem tudo precisa ser compartilhado.
11 - Controle as emoções
Todo mundo perde a cabeça e fala bobagem. Só que na internet o escorregão, às vezes, fica imortalizado. Respire fundo antes de se manifestar. Responder com classe a uma provocação impressiona os chefes, pois significa inteligência emocional.
12 - Evite falar sobre sua empresa
Se estiver com um problema no seu trabalho, não espalhe nas redes. Fazer isso não soluciona nada e só gera mal-estar, além de mostrar que o profissional não tem maturidade para chamar o chefe para conversar e tentar resolver a questão.
13- Cuidado com a linguagem
Vários mal-entendidos ocorrem porque as palavras para certos posts não foram bem escolhidas e possuem um tom indelicado ou irritado. Evite caixas altas, por exemplo, que são consideradas gritos na internet.
14 - Mantenha a discrição
Se a discussão com um de seus contatos ficar mais séria, opte por uma conversa particular para evitar a exposição de seus problemas ou pontos de vista polêmicos. Discrição na hora de resolver pendências é uma competência essencial em momentos de crise.
15- Leia a política de privacidade
As empresas têm regras claras para o uso das redes sociais no ambiente corporativo. Descobrir qual é o código de conduta adotado pelo local onde trabalha minimiza erros, como compartilhamento de informações sigilosas.
16 - Saia da bolha
A dinâmica das redes contribui para que apenas conteúdo parecido com o que você posta apareça na linha do tempo. Isso colabora para que as pessoas ignorem que existem opiniões e assuntos diferentes.
É importante dar valor a informações que não fazem parte do dia a dia."
Claro que todas essas dicas são sugestões para que seu networking seja diversificado, sem prejudicá-lo de alguma forma.
Até mais!
A Autora
Fonte: Pesquisa publicada por Luciana Lima, para Você S/A, Ed. Fev/2015: http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/199/noticias/16-dicas-para-nao-queimar-sua-imagem-na-internet. Acesso em 09/03/2015.
