Algo indispensável aos Secretários é a "Atitude certa para cada momento". Mas, o que define "Atitude"? Um artigo escrito pelo Professor Luiz Carlos Cabrera para a revista Você S/A, define atitude como "(aquela que) trata da predisposição ou da tendência de responder positivamente ou negativamente a certa ideia, objeto, pessoa ou situação."
Atitudes certas definem uma carreira de sucesso, enquanto que o conjunto de atitudes tomadas de forma impulsiva ou incorretas para o momento podem desfazer uma carreira já sólida ou fazê-la nem chegar ao sucesso.
Ainda segundo o artigo publicado: "A atitude influencia a escolha de qual resposta você vai ter diante de um desafio, incentivo ou recompensa. Por essa definição você já percebe que assume posições o tempo todo. Essas posturas falam por você e também demonstram quem você realmente é." É necessário muito cuidado ao deparar-se com situações conflitantes ou que exijam uma resposta rápida e decisiva. Agir por impulso nunca é o melhor caminho. Procure sempre manter a calma, pensar com cuidado. O professor Luiz Carlos afirma o que influencia nossas atitudes:"São quatro componentes: o emocional, o racional, o impulso para a ação e a avaliação sistemática. Cada postura assumida na vida contém um desses componentes. Uma atitude equilibrada significa que todos os quatro componentes foram balanceados na decisão. Quando a pessoa se deixa levar apenas por um deles, pode adotar a atitude errada. Nenhum dos componentes pode zerar. Existem atitudes que são predominantemente emocionais, mas consideram o lado racional, controlam o impulso para a ação e fazem uma avaliação sistemática."
Mas não é simples equilibrar todos esses componentes e saber balanceá-los de forma a agir corretamente e tomar a melhor decisão. Em muitas situações as decisões são tomadas de forma racional e não dão certo. Porém, o esforço para que todos esses fatores estejam em harmonia é o que ajuda a definir sua postura profissional.
Por fim, o professor Luiz Carlos explica: "Posicionar-se assim exige muito treino, com a disciplina de não reagir abruptamente, de ouvir antes de falar, de pensar antes de agir. A esse esforço damos o nome de 'amadurecimento'. Quando o trabalho o convoca a tomar uma atitude, as pessoas em volta esperam que você mostre quem você é, que sua resposta defina claramente seus princípios e valores."
Até a próxima!
A autora
Fonte: Artigo publicado pelo professor Luiz Carlos Cabrera (professor da EAESP-FGV, diretor da AMROP Panelli e Motta Cabrera e membro do Advisory Board da AMROP International) na revista Você S/A, Ed. Abril (Novembro/2013). Acesso em 28/11/2013.
Nos dias 21,22 e 23 de Novembro ocorreu a 6º feira do emprego, estágio e desenvolvimento profissional no Centro de Eventos do Ceará.
No editorial dessa semana trago para vocês uma pesquisa realizada com os expositores da feira acima citada, sobre o seguinte questionamento: O que o atual mercado de trabalho espera dos novos profissionais (jovens aprendizes, estudantes de ensino médio e recém formados na graduação)? E o que buscam esses jovens profissionais?
Segundo entrevistas realizadas na feira, os expositores de empresas de recursos humanos (RH) afirmam que as empresas buscam profissionais qualificados ou que se interessam pela qualificação profissional (cursos de idiomas, técnicos e profissionalizantes), que sejam proativos, determinados e com senso de responsabilidade(pontualidade, assiduidade e esforço em realizar as atividades com eficácia e eficiência). Porém, algo que antes era muito exigido pelas empresas, atualmente não está mais tão procurado, que é a experiência na função: Segundo uma das entrevistadas, as empresas estão entendendo que é mais importante e traz um retorno mais rápido qualificar o jovem para a atividade do que procurar num mercado acirrado alguém disponível, com a experiência na função, pois a oferta de mão-de-obra que está disposta a aprender é maior do que de profissionais qualificados.
Segundo expositores que representavam grandes empresas e grupos corporativos os novos profissionais buscam das empresas atividades com as quais eles se identificam, pois os jovens entendem que buscar algo com o qual ele vai se destacar trará maior satisfação pessoal e a empresa vê nisso um retorno lucrativo a curto e médio prazo. Porém, cabe à empresa o desafio de atrair para sua equipe esses jovens com potencial.
Na feira também existia alguns expositores com atividades empreendedoras, como trabalhos artesanais e com oportunidades de crescimento de forma autônoma, o que reflete os novos interesses profissionais: A ideia de 'ser seu próprio patrão', 'fazer seu próprio horário de trabalho', realidade cada vez mais crescente na atualidade.
Bom, de todas as entrevistas realizadas, algumas coisas ficaram bem claras: O mercado está em rápida mudança, as empresas buscam profissionais em qualificação e os novos profissionais não buscam mais só um emprego, mas sim um desafio, uma motivação e maneiras de se capacitar e destacar-se no acirrado mercado de trabalho. E parece esse ser o grande segredo para se trabalhar com o que gosta e ser bem sucedido profissionalmente. Encerro esse editorial com as palavras de um expositor, representante de uma renomada empresa siderúrgica localizada no Pecém-CE: "O jovem da atualidade está entendendo que é necessário alinhar a busca pela qualificação com a empresa que irá investir e reconhecer seu trabalho, pois não adianta ser bem qualificado em uma empresa onde todo seu conhecimento não será aplicado e desenvolvido de maneira a levá-lo ao sucesso."
Até mais!
A Autora
Fonte da pesquisa: Entrevistas pessoais realizadas na 6º feira do emprego, estágio e desenvolvimento profissional.
No cotidiano de trabalho dos Secretários, um fato muito presente é a organização de reuniões. É importante que a reunião esteja organizada de forma simples, porém eficaz e que seja produtiva, quer seja com diretores, fornecedores, clientes, etc.
Em algumas reuniões os assuntos acabam saindo foco principal e tornam-se longas, cansativas e as pautas ficam sem objetividade, o que leva a geram outra reunião para finalizar o assunto que já poderia ter sido resolvido.
Para evitar essa situação, o editorial dessa semana traz dicas de como organizar o melhor local para as reuniões e como dar foco às pautas principais.
Em matéria da revista EXAME/PME, edição Agosto/2013, alguns arquitetos dão dicas de locais para se realizar uma reunião produtiva:
"Muitos empreendedores têm dificuldade de encontrar um local adequado para se reunir com clientes, fornecedores e funcionários sem gastar muito. Exame PME ouviu arquitetos para saber como resolver a questão.
Por onde começar?
O primeiro passo é saber quanto o espaço será utilizado. Para quem faz uma ou duas reuniões ao mês, compensa alugar uma sala — em sites como Regus e 2Work há ofertas de locação de 50 a 350 reais por hora. Compensa ter uma sala própria quando há necessidade
de se reunir todos os dias ou semanalmente com clientes, fornecedores ou funcionários.
Onde a sala deve ficar?
O ideal é que o local fique afastado do ambiente de trabalho para evitar que as reuniões atrapalhem os afazeres de quem não está participando. Instalar espuma antirruído nas paredes ajuda a diminuir a poluição sonora.
Como equipar o ambiente?
Uma lista essencial inclui telefones com viva-voz, roteadores para internet sem fio e projetores de imagem com entrada para cabos de notebooks. E se não houver um espaço livre na empresa? Uma alternativa é montar o escritório de forma a servir também para reuniões.
Há no mercado escrivaninhas modulares que podem ser unidas para montar uma mesa de reunião maior. Móveis com rodinhas ajudam a liberar espaço mais rapidamente."
O site administradores.com.br traz um artigo sobre como tornar as reuniões mais produtivas:
"Começar a reunião com uma breve explicação do motivo. Veja, em seguida, se os participantes compreenderam.
Questionar as causas do problema ou assunto da reunião.
Depois que o assunto for suficientemente discutido, faça um resumo final e proceda, então, à votação. O ideal é que todas as soluções apontadas tenham responsável e prazo para execução.
Procure fazer com que todos participem da reunião, porém evite perguntar diretamente a cada um a sua opinião.
Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema que se discute.
Não interrompa quando outra pessoa estiver falando.
Se alguém fizer alguma afirmação com a qual você não concordar não discuta, pergunte a essa pessoa por que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não causará ressentimentos e lhe permitirá averiguar por que a pessoa pensa daquele modo. Dessa maneira você poderá obter informações muito valiosas.
No lugar de simplesmente seguir a pauta, discuta as coisas certas e inclua itens mais importantes e urgentes nela.
Aproveite os estilos e preferências dos membros na distribuição das tarefas em vez de simplesmente começar e terminar a reunião na hora marcada.
Passe a maior parte do tempo tomando decisões e não apenas relatando e compartilhando informações.
Envolver todos os membros da equipe nas reuniões é fundamental, porém você pode fazer mais: inclua parceiros internos, clientes e fornecedores."
Seguindo essas dicas, suas reuniões serão mais eficazes, otimizando não só o tempo dos envolvidos, mas o seu também.
Até a próxima!
A autora
Fontes das informações:
http://exame.abril.com.br/revista-exame-pme/edicoes/0063/noticias/onde-vai-ser-a-reuniao. Acesso em 15/11/2013.
http://www.administradores.com.br/artigos/cotidiano/como-fazer-reunioes-produtivas/73344/. Acesso em 15/11/2013
Madalena Matos
Secretária Executiva, Especialista em Treinamentos, Seminários, Palestras.
Profissional atuante nas áreas administrativa e comportamental.
Atuou como Secretária por um período de 12 anos.
"Nas minhas andanças e estudos sobre o Marketing Pessoal, sempre falo que devemos conhecer os 3E’s do comportamento.
O primeiro E de Ética, temos que ser e ter.
“A ética é daquelas coisas que todo mundo sabe o que são, mas que não são fáceis de explicar, quando alguém pergunta".
(VALLS, 1993, p.7)
Segundo o Dicionário Aurélio Buarque de Holanda, ÉTICA é:
"o estudo dos juízos de apreciação que se referem à conduta humana susceptível de qualificação do ponto de vista do bem e do mal, seja relativamente à determinada sociedade, seja de modo absoluto" (FERREIRA, 1995, p. 280).
O segundo 'E' de Educação, estou me referindo à educação comportamental, a que vem de berço, a que faz toda a diferença. Temos que receber e compartilhar sempre..... Em um processo de seleção, esse 'E' faz a diferença, pois quem sabe se comportar em uma mesa, ganha espaço para um concorrente que não tem essa habilidade.
O terceiro e último 'E' de Etiqueta é o único que podemos e devemos aprender e saber usar na hora certa. É o único que está disponível, a venda, pois podemos pagar um curso/treinamento ou comprar um livro do assunto.
E, falando do E de Etiqueta, lembrei-me do ABC da Etiqueta de Maria Aparecida Araújo , consultora em Comportamento e Etiqueta Social, que partilho com vocês agora:
A - Aperto de Mãos: Jamais se deve cumprimentar com a mão mole ou tocando só as pontas dos dedos da outra pessoa. O aperto de mão deve ser firme, demonstrando que você tem prazer no contato com ela.
B - Batom: Jamais retocá-lo em público.
C - Cartões de Visita: É necessário dominar com desenvoltura todos os aspectos que envolvem a troca de cartões de visita. Nunca se apresente sem eles.
D - Direção do Automóvel: Um dos mais reveladores meios para se identificar uma pessoa bem-educada.
E - Elogio: Ferramenta poderosa que desperta no semelhante à vontade de cooperar, além de eleva a autoestima do outro.
F - Fofoca: Nunca será um comportamento de pessoas verdadeiramente elegantes.
G - Gafe: Geralmente causa constrangimento para quem comete e para quem presencia. Se cometer uma gafe, o melhor é deixá-la passar. Porque pior é tentar consertar.
H – Hoje: Compromisso marcado hora cumprida. Seja pontual.
I - Imagem: Tenha maturidade e respeito pela sua e repasse com responsabilidade.
J - Jóias: Juntamente com as bijuterias devem ser discretas. O visual do mundo corporativo exige mais discrição nos trajes. A elegância não admite excessos de nenhuma natureza.
L - Lenço: Peça essencial, que deve estar sempre na bolsa da mulher e no bolso do homem. Embora substituído pelos de papel, é um poderoso aliado.
M - Marketing Pessoal: Instrumento fundamental para que você se mostre ao mercado como um produto que deve ser comprado e valorizado. Ninguém compra seu talento e competência se não descobrir que você os tem.
N - Negatividade: Aprenda a ser positivo nas palavras, pensamentos e ações. Ninguém gosta de conviver nem empregar uma pessoa resmungona, ressentida e sempre pronta a se queixar e reclamar de tudo e de todos.
O - Óculos escuros: Devem ser retirados quando você conversa com outra pessoa. Sempre olhe para as pessoas com quem fala.
P - Pontualidade: Marca das pessoas bem-educadas.
Q - Qualidade: Hoje melhor que ontem e amanhã melhor que hoje.
R - Resposta: Adote como norma de conduta. Caso contrário, comete extrema grosseria.
S - Sorriso: É a mais poderosa arma para você fazer amigos e conquistar a simpatia das outras pessoas.
T - Talheres: Aprenda a usar corretamente. “Dize-me como comes e te direi se és elegante e bem-educado”.
U - Unhas: A higiene é de suma importância. No trabalho não há espaço para extravagâncias nas cores, tamanhos e efeitos visuais.
V - Viagens: Saiba conduzir-se com elegância em viagens de avião, navio, ônibus e trens. Viajar é uma excelente forma de conhecer mais culturas.
X - Xícara: Segure sempre pela asa sem deixar o dedo mínimo levantar. Nunca deixe a colher dentro dela, só no pires.
Z – Zelar: Ou cuidar dessa pessoa maravilhosa que é você.
Ser educado também é marketing pessoal! "
Madalena Matos é autora do livro "Secretária(o): Tudo começa assim...", Ed. Premius.
Quero agradecer ao apoio dessa grande profissional, que muito orgulho traz à nossa profissão. Madalena Matos é, sem dúvida, grande representante dos profissionais de Secretariado Executivo.
Fonte: O texto publicado nesse editorial, bem como as fotos, foram concedidos, via e-mail, por Madalena Matos.
Para o Secretário Executivo, mais importante do que ter uma boa rede de contatos (ou Networking) é manter essa rede atualizada. Uma reportagem publicada na revista Você S/A (ed. Abril) mostra a importância de um bom Networking e como manter seus contatos atualizados. Confiram:
" 'No primeiro contato, você tem de fazer com que a outra pessoa perceba que você é ou tem a solução que ela precisa', afirma Gilberto Guimarães, professor da HSM Educação, de São Paulo.
Uma rede de contatos, de fato, demora a ser construída. Só o tempo consegue criar laços eficazes. No entanto, o primeiro contato é essencial para o sucesso dessa tarefa. "É a partir dele que você conseguirá um segundo encontro, e então poderá construir uma história", diz Paulo Campos, consultor e professor em instituições como Insper, LabSSJ e Sustentare.
Segundo uma pesquisa feita com 650 executivos e conduzida pelo Instituto de Desenvolvimento de Conteúdo para Executivos (IDCE), do Rio de Janeiro, 88% dos profissionais brasileiros, apesar de considerar o networking importante, não o fazem de maneira eficiente.
'O que é um erro, porque a rede de contatos serve para você ser promovido, mudar de emprego, fechar negócios e conseguir favores', diz Fabrício Barbirato, diretor do IDCE e responsável pela pesquisa.
Alguns culpam a falta de tempo e outros simplesmente se esquecem de cultivar a rede. Sem vínculos fortes, o profissional perde chances de crescer mais rapidamente e tem mais dificuldades na carreira.
A consultoria de recursos humanos De Bernt Entschev Human Capital, com sede em Curitiba, acompanhou a carreira de 100 executivos durante um ano. Chegou à conclusão de que 85% deles conseguiram uma recolocação a partir de sua rede de relacionamentos.
Para criar laços é preciso, acima de tudo, saber construir pontes com bases sólidas. Por isso o primeiro contato é essencial. "Não é ir direto ao ponto, mas criar empatia", diz Campos. Ou seja, a missão é estabelecer de cara um ponto em comum que não seja explicitamente o trabalho.
Pode ser um assunto que ambos gostem ou uma referência que o outro também tem, como a faculdade ou o setor em que atuam. Isso cria uma aproximação menos impositiva. Depois, com o tempo, é possível incluir troca de favores na relação. Mas Paulo recomenda que esse objetivo não fque explícito no início.
O risco de já pedir algo no primeiro contato é ser considerado um profissional interesseiro. O primeiro encontro pode acontecer naturalmente, em um evento ou em um convite para um café. Caso você não conheça a pessoa, pode pedir para que alguém em comum a apresente. Se não houver nenhuma relação entre vocês, o melhor é enviar uma mensagem e pedir um contato pessoal. "O melhor é o olho no olho", diz Gilberto Guimarães. Com o vínculo, você consegue navegar na relação e ter sucesso na sua estratégia. Com o tempo, a relação se fortalece e sua rede de contatos cresce.
Para não errar no primeiro encontro
Saiba o que fazer para acertar na primeira vez que encontrar um contato
Pesquise antes
Saber sobre a história da pessoa, suas referências e quais assuntos pode abordar em uma conversa é a base. Vale usar as redes sociais, amigos em comum e pesquisar na rede sobre quem é a pessoa. Com essas informações, você saberá qual é a melhor forma de entrar em contato.
Tiro ao alvo
Ao enviar uma mensagem, use o método da IMD, escola de MBA Suíça. Faça uma introdução sobre quem você é. Se tiver algum ponto em comum, deixe isso explícito. Essas coincidências ajudam a criar empatia. Depois, fale sobre a empresa da pessoa e o mercado. Ao fazer isso, você mostra conhecimento e convence o destinatário de que há uma boa razão para a mensagem. Por fim, peça um encontro e mostre como pode ser útil.
Escute e tenha o que dizer
Em um encontro pessoal, crie um clima de descontração. Fale sobre você, mas, principalmente, demonstre interesse. A regra é: ser interessado vale mais do que ser interessante. "A maioria dos executivos é tão egoísta que não ouve o que o outro fala", diz Gilberto Guimarães. Sem entender o problema do outro, você não consegue trazer soluções, não cria laços e sua rede não tem funções.
Não pare por aí
Depois do primeiro contato, cultive a rede. E isso exige tempo. Responda às mensagens, conte suas novidades à pessoa e pergunte o que está acontecendo com ela.
'Mantenha contato com as pessoas de sua rede regularmente', diz Osvaldo Barbosa, diretor-geral do LinkedIn Brasil. Com as redes sociais, fica mais fácil gerir os contatos. Mas nada substitui a conversa pessoal. Sempre que puder, marque um almoço ou um café."
Mas, acima de tudo, o importante é saber se relacionar com seus contatos e fortalecer os vínculos profissionais. Até a próxima!
A Autora
Fonte da pesquisa: http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/185/noticias/contatos-de-primeiro-grau
Algo indispensável aos Secretários é a "Atitude certa para cada momento". Mas, o que define "Atitude"? Um artigo escrito pelo Professor Luiz Carlos Cabrera para a revista Você S/A, define atitude como "(aquela que) trata da predisposição ou da tendência de responder positivamente ou negativamente a certa ideia, objeto, pessoa ou situação." 
