Editorial: A importância de ser eficaz

O editorial dessa semana foi enviado pela equipe da Conferência SEB 2014 – Secretariado Executivo Brasil – Confira o que foi preparado para você!

Secretária: Você e Eficaz?

Em 1989 o Professor Stephen R. Covey publicou o livro que até hoje se consagra como seu best seller e é reconhecido como referência por especialistas e líderes de importantes organizações do planeta. Em “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, o autor coloca de forma bastante simples e direta como algumas atitudes básicas – mas muitas vezes difíceis de serem aplicadas por representarem paradigmas para muitas pessoas – podem elevar um profissional para um status diferenciado e rentável para a sua organização.

Os “7 hábitos”, como se costuma falar, trazem acima de tudo um guia de referência para que profissionais possam policiar suas ações, seu modo de trabalhar e a forma como conduzem determinadas questões, em especial para diminuir o abismo que muitas vezes existe entre a forma com a pessoa se enxerga e como aquelas que a cercam realmente a vêem. Será que aquela pessoa que é vista por muitos como ineficaz de alguma forma consegue se vislumbrar desta forma? Ou pior: será que quem desenvolve um trabalho bom está recebendo este feedback positivo ou tem se estressado continuamente por não saber se está dando conta do recado?

Certamente, ao ler os sete hábitos, têm-se uma bússola do quanto se está no caminho certo. Claro que fazer esta auto-análise não é um processo fácil, em primeiro lugar por representar, como já falamos, uma quebra de paradigmas, mas também por que as pessoas tem diferentes níveis de estima e auto-reconhecimento pelo trabalho que desempenham. Mas conhecê-los é sem dúvida um bom referencial para qualquer profissional.

Vamos relembrar quais são estes hábitos?

• Seja pró-ativa. Mais do que ter iniciativa, ser pró-ativo quer dizer protagonizar a própria história, as próprias conquistas. Sair da zona de conforto e tomar as rédeas – e total responsabilidade – sobre as realizações que alcança dentro de sua organização. Você é pró-ativo? Você se responsabiliza pelo que você obtém ou deixa de conquistar em sua empresa ou associa isso sempre a fatores externos?
• Comece com o objetivo em mente. É sempre essencial ter clareza quanto ao destino que se quer alcançar. Se não se sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve, e é muito comum que pessoas que são muito ocupadas em seu dia a dia acabem tendo a sua agenda abarrotada mesmo não estando focadas em seu objetivo primordial. Você sabe onde quer chegar? O quanto suas ações estão empenhadas nisso?
• Primeiro o mais importante. Quantas vezes empenha-se em fazer o que é menos importante e aquilo que traz mais resultado – para você e seu negócio – fica em segundo plano? Muitos são os motivos: novamente, falta de foco é um deles, mas também a procrastinação, o risco e muitas vezes o medo do fracasso trabalham juntos para afastar as pessoas do sucesso. Lembre-se: não há dois caminhos apenas, um que leva ao sucesso e outro ao fracasso, mas sim uma série de pequenos tropeços e lições aprendidas no caminho para o êxito. Você está priorizando o que é mais importante? Você está começando seu caminho com o pé direito?
• Pense Ganha-Ganha: Ainda hoje muitas vezes entra-se em parcerias imaginando o que sua empresa – ou você – pode lograr de êxito e colocando em último plano o que o outro pode obter também de proveitoso com aquilo. Há que lembrar-se que de cada lado de um negócio ou acordo, há partes com interesses e que querem que o que se celebra seja bom para ambas, e só esse tipo de parceria vai ser capaz de promove relações duradouras, baseadas em confiança, comprometimento e mútuo auxílio. E você, está pensando “ganha-ganha”?
• Procure Primeiro Compreender, Depois ser Compreendido: Aqui fala-se muito sobre diagnosticar o que o outro espera de nós antes de agirmos. Quantas vezes você não se pegou realizando uma tarefa que não foi bem aceita simplesmente por não ter entendido a fundo o que se esperava de você? “Temos dois ouvidos e uma boca”, diz o provérbio. E isso certamente tem muito a dizer para nós.
• Crie Sinergia: Na mesma linha dos dois hábitos acima, a sinergia está ligada à interdependência que pessoas e negócios tem entre si e como isso pode fazer com que, juntos, chegue-se a melhores resultados. Quando se compartilha um mesmo objetivo, a chance de sucesso aumenta, pois rema-se em direção a algo comum e que pode trazer bons resultados para ambos quando o êxito é alcançado – e claro, o contrário se isso não acontece. Como diz a máxima: “Sozinho se vai mais rápido, mas junto se vai mais longe”. E você, o quão longe você deseja ir? Você tem com quem contar neste caminho?
• Afine o instrumento: Se você chegou até aqui, você já está fazendo isso. Afinar o instrumento é promover melhoria contínua do que se faz, mesmo que muitas vezes seja necessário parar tudo, organizar-se e redirecionar esforços. Não é preciso “trocar o pneu com o carro andando”, mas é importante muitas vezes conseguir ter esse respiro para ver o quanto se está trabalhando de forma eficaz. Avaliar se estamos mantendo o foco nos hábitos de quem é eficaz deve ser, por si só, também um hábito. Há quanto tempo você não para o que está fazendo para ver se é possível fazer melhor?

Como falamos no começo, não são hábitos complexos ou impossíveis, pelo contrário, são ações simples e que são muito bem ilustradas ao longo das mais de 400 páginas da obra do Professor Stephen Covey. No entanto para criá-los e seguí-los, muitas vezes mudanças profundas são necessárias, e aí é que reside o grande desafio de adotar estes hábitos das pessoas eficazes.  Mudar para a melhor – por si só – acaba sendo também um hábito bastante eficaz para se ter em mente e se seguir. Basta querer.

Você quer?

Sobre a SEB 2014

A SEB 2014 – Secretariado Executivo Brasil é uma realização da Blue Ocean Business Events, que traz toda sua expertise no desenvolvimento de encontros de informação e negócios para este setor. A 1ª Conferência de Gestão Estratégica do Secretariado Executivo é organizada em oficinas e traz alguns dos mais reconhecidos especialistas no Brasil em temas como Gestão do Tempo, Planejamento, Gestão de Pessoas, Imagem Pessoal, Comunicação e muitos outros tópicos essenciais para o dia a dia de quem atua no secretariado. O evento acontece entre 28 e 29 de julho de 2014, no São Paulo Center em São Paulo – SP. Mais informações no (11) 3266-3591 | contato@blueoceanevents.com.br

www.seb2014.com.br

Faça já sua inscrição e aproveite essa oportunidade de crescimento profissional!

Até mais!

A Autora

Editorial: A importância do estágio para o estudante de Secretariado Executivo

Desde que passei a ser estudante de Secretariado e comecei a ver o conteúdo das disciplinas, me deparei com uma questão chave: Na época eu trabalhava em uma empresa privada, mas o meu trabalho nada tinha a ver com o curso. Como eu iria ter a vivência na área de Secretariado? Foi aí que tomei a decisão de sair do meu emprego CLT e ser estagiária da área na qual eu estava me profissionalizando. Houveram muitas críticas, pois, segundo alguns: "É loucura deixar um emprego de carteira assinada pra ser estagiária." Fechei os ouvidos para essas críticas e seguí com meu objetivo de vivenciar a rotina de trabalho e pôr em prática tudo o que eu estava estudando na faculdade e nunca me arrependi de ter tomado essa decisão, pois ainda hoje acredito que o conhecimento completo não se adquire somente dentro da sala de aula. É fundamental para todos os estudantes, mas principalmente na nossa profissão, a vivência prática. Hoje em dia existe uma disciplina obrigatória chamada "Estágio Supervisionado" e acredito que ela não está no curriculo acadêmico à toa. A parte prática consolida o conhecimento teórico. É comprovado por meio de pesquisas que só o conhecimento teórico não traz as melhores oportunidades do mercado de trabalho: É essencial ter a experiência na área. Fui estagiária durante 3 anos e meio dos 4 anos da minha faculdade e digo para quem é estudante de Secretariado que, se você ainda não trabalha na área, engaje-se em um estágio ou encontre uma maneira de vivenciar as teorias na prática. Se você tem dúvidas se o estágio é importante ou não para o curriculo eu digo, com toda certeza, que as melhores oportunidades profissionais que tive se deram pelo fato de eu ter adquirido experiência nos estágios que fiz no meu periodo acadêmico.
Além disso, existe a nova lei do estágio, que garante benefícios para os estagiários. Basta que você escolha uma empresa séria, que cumpra esses benefícios. Você só tem a ganhar sendo estagiário.

Até Mais!

A Autora

Entrevista com Paulo Serra - Diretor de Marketing da BlueOcean Events

Em Julho/2014 será realizado, em São Paulo, um evento de grande importância para nós Secretários Executivos. Trata-se da SEB 2014, uma conferência voltada principalmente para nós, Profissionais de Secretariado, com palestras e debates que agregarão grande valor à nossa carreira profissional.
O Sr. Paulo Serra, Diretor de Marketing da BlueOcean, organizadora do evento, concedeu uma entrevista exclusiva ao Blog, com maiores informações sobre esse interessante evento:

"Secretariado in Foco: O mercado está crescendo em demanda por profissionais de Secretariado Executivo. Nesse contexto de crescimento, os secretários buscam mais qualificação e atualização com as tendências do mercado. Quais as expectativas da Blue Ocean para a SEB 2014?

SEB 2014: A SEB 2014 tem a missão de proporcionar para profissionais de secretariado executivo, valorizadíssimos na atualidade, uma oportunidade para obter conteúdo privilegiado, novos conceitos e tendências – em um formato prático e inovador – sobre as melhores práticas de gestão que são específicas para suas  rotinas e funções de apoio estratégico. Buscamos não apenas trazer informações de alto nível, mas também networking de alto nível. Todas as Oficinas da SEB foram definidas em temas que são de maior importância e impacto no dia a dia destas profissionais e influenciam diretamente a eficiência e eficácia dos seus trabalhos, dos seus gestores, e da organização como um todo. A SEB 2014 oferece para estas profissionais uma oportunidade para repensarem atuais processos e estratégias, promovendo crescimento, evolução e melhores resultados dos pontos de vista pessoal e profissional – e, aliado a isso, ganhos para sua gestão e para a empresa como um todo.

Secretariado in Foco: Como surgiu o interesse em realizar um evento para a área de Secretariado Executivo?

SEB 2014: A SEB nasceu justamente em função do crescimento do mercado por profissionais de Secretariado Executivo, e, consequentemente, da necessidade de capacitar e qualificar melhor estas profissionais para acompanhar o “novo mercado”. O mundo mudou, os negócios mudaram, e as responsabilidades e funções do secretariado executivo também. É necessário se “reinventar” e se adaptar ao mundo corporativo que está cada vez mais exigente e desafiador. A BlueOcean já realiza alguns eventos com foco em Gestão Estratégica para outros nichos de mercado, e concluímos que o secretariado executivo é também um nicho que também tem muito a se beneficiar com os conceitos e práticas de gestão estratégica.

Secretariado in Foco: A SEB 2014 é um evento exclusivo para Secretários ou é aberta para executivos e demais interessados?

SEB 2014: O encontro é essencialmente focado para secretárias e no secretariado executivo mas, obviamente, seu conteúdo é valioso para profissionais atuantes na gestão e no suporte à gestão de empresas de todo país. Além do secretariado, assistentes executivas, assessores, e demais profissionais envolvidos com o suporte à execução da estratégia da empresa tem total interesse nas oficinas e debates criados neste encontro."

Agradecemos ao Sr Paulo Serra pela entrevista.

E você, leitor do Blog, pode fazer sua inscrição e também conferir a programação no site: http://www.blueoceanevents.com.br/

A Autora

Editorial: Dicas valiosas de etiqueta em eventos

Geralmente os Secretários são responsáveis por organizar os eventos da empresa. Mas, quando é para participar como ouvinte, precisamos estar atentos para que o evento nos seja produtivo. E nada melhor para o secretário executivo do que as redes de relacionamento, troca de cartões e contatos que conseguimos nos encontros corporativos. Uma pesquisa publicada na Ed. Junho da Revista Você S/A traz algumas dicas valiosas para aproveitar bem os eventos:

"1. Mente aberta: Entenda os eventos como uma chance de conhecer gente. Fale com desconhecidos. A conversa pode não render um negócio, mas talvez propicie uma ideia diferente.

2. Leve cartões de visita: Em reuniões, cartões devem ser entregues no início da conversa. Mas, em eventos, o ideal é deixar a troca para o fim. Primeiro é preciso despertar.

3. Comece por seu nome: Ao se apresentar, diga seu nome de forma clara e pausada, para facilitar a compreensão. Deixe o crachá do evento visível, para que os outros possam ler o que está escrito.

3. Tom amistoso: Após se apresentar, inicie a conversa de modo amistoso, falando sobre o evento ou do mercado. Quando sentir que o vínculo está se estabelecendo, aí, sim, trate com delicadeza de temas relacionados a seu interesse.

4. No alvo: Certifique-se de que o profissional em questão é realmente quem você precisa conhecer. Um cargo alto nem sempre significa que a pessoa é a mais indicada para ajudá-lo.

5. De leve: Pegar leve é mais interessante do que constranger uma pessoa com pedidos de ajuda muito explícitos. Prefira pedir conselhos. Se o interlocutor quiser tomar alguma iniciativa (como convidá-lo para uma entrevista), fará isso espontaneamente.

6. Como apresentar uma pessoa a um grupo: Diga o nome de todos que estão presentes lentamente, a fim de que o novato consiga memorizar. Se não lembrar o nome de alguém, pergunte na hora, admitindo não saber.

7. Para gravar um nome: Pergunte o nome. Caso não tenha entendido ou memorizado, pergunte outra vez sem ter vergonha. Repita em voz alta para memorizar. Olhe o crachá do interlocutor. Escreva algo no verso do cartão de visita que o ajude a lembrar da pessoa.

8. Conte rápido: Crie uma maneira de descrever em 30 segundos o que você e sua empresa fazem. Aperfeiçoe essa apresentação ao máximo. Ensaie antes do evento.

9. Não interrompa: Tente não interromper seu interlocutor, já que ele pode desejar fazer as próprias aproximações. Não apresente produtos nem catálogos — trata-se de um primeiro contato.

10. Ouça com atenção: Demonstre interesse pelo profissional com quem conversa com perguntas sobre o trabalho dele. Dê sinais de quanto sabe a respeito do assunto que estão debatendo.

11. Mantenha a noção: Seja sempre delicado e educado em todas as abordagens. Por mais que necessite falar com alguém, não force a barra. Nunca aperte um braço nem cutuque. Seja sucinto ao se apresentar e deixe a pessoa reagir. Se ela não quiser falar, peça um cartão e pergunte se pode ligar em outra hora.

12. Pegue um ponto específico: Se você já souber o que a outra pessoa faz, puxe assunto tocando num ponto específico, de domínio do profissional.

13. Depois do evento: Se tiver o cartão da pessoa, envie um e-mail lembrando que vocês se conheceram no evento e, se quiser, proponha um encontro. Adicione a pessoa no LinkedIn. Ao aceitar o convite de alguém, proceda da mesma forma. 

14. Como fazer uma pergunta na palestra:

• Aguarde o momento de perguntas da plateia,

• Levante o braço e manifeste a intenção,

• Ao receber a palavra, dê bom-dia e diga seu nome e o de sua empresa,

• Não precisa elogiar a organização do evento,

• Faça uma pergunta sucinta e pertinente,

• Não conte um caso pessoal nem faça piadas,

• Não precisa agradecer."

Seguindo essas dicas poderemos aproveitar melhor os eventos corporativos.

Até mais!

A Autora

Fonte: Leandro Quintanilha, para Revista Você S/A, Ed. Junho/2014: http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/193/noticias/beijo-abraco-ou-aperto-de-mao. Acesso em 13/06/2014.

Editorial: Ética em uma sociedade de cultura pessimista

O Secretário executivo é um profissional que precisa estar atualizado com os acontecimentos da sua cidade, do seu país e do mundo. Porém o que se observa atualmente são notícias negativas, que causam um sentimento de descrença e impunidade, que o desmotiva com relação à sociedade. Mas, é necessário que cada profissional busque dentro de si, em suas próprias expectativas vencer esse pessimismo gerado pelos noticiários. Um texto escrito por Gil Giardelli, para a revista Você S/A ed. Maio/2014 trata desse assunto: 

"Quando o turbilhão de notícias ruins inunda os meios de comunicação e as conversas, ficamos mais pessimistas. É difícil se livrar dessa nuvem estranha que paira sobre o Brasil. Mas precisamos resgatar o otimismo.
De fato existe um país atrasado, com os inúmeros casos de corrupção, com empresas que se tornaram meras copiadoras dos líderes globais e com uma grande massa de acadêmicos que parece um clube fechado que nada produz, a não ser papers que nem eles mesmos leem. Esse é o lado ruim.
Mas existe a parcela boa, que busca a inovação, gosta de correr riscos, promove a educação transformadora e a ética coletiva. Encontro profissionais assim tanto nas grandes empresas quanto no funcionalismo público e nas universidades.A questão é como vamos exercer um papel ético numa sociedade digital, uma pergunta cuja resposta certamente passa pela educação e pela prática de valores como honestidade e fraternidade. Debatemos como faremos a ponte entre ciências exatas, humanas e biológicas, criando um ser humano mais íntegro. Como conseguiremos fazer uma ponte entre o executivo plugin que as empresas desejam e a sabedoria da academia?
Tanto na reunião dos executivos quanto no encontro dos educadores fica claro que estamos em uma encruzilhada. Chegou a hora de definir nosso projeto como nação, nosso complô para a inovação.
Chegou a hora da educação de alto impacto e da criação de um país criativo, que competirá na era da inovação coletiva. E você? Vai continuar dando um jeitinho e espalhando trovões de pessimismo ou vai capitanear a nau da inovação do século 21? "

Cabe a cada profissional, fazendo a sua parte, defendendo seus vaslores morais e éticos construir uma sociedade na qual vale a pena trabalhar e crescer.

A Autora.

Fonte: Gil Giardelli para revista Você S/A. Ed. Maio/2014: http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/191/noticias/a-integracao-para-inovar. Acesso em 06/06/2014

Editorial: Sobre a Prova da UNILAB

Ontem, dia 01/06, foi realizada a prova do concurso público para provimento de cargos técnico-administrativos e de nível superior da UNILAB. Entre os cargos, havia para Secretário Executivo. Eu tive a oportunidade de fazer essa prova e digo que estava em um nível muito bom, pelo menos a parte de conhecimentos específicos. Considerando o fato que estava aberto para pessoas graduadas em Letras (nada contra o curso, só acredito que a formação nessa área não prepara o profissional para atuar em Secretariado Executivo), o número de inscritos foi razoável, pois para esse concurso inscreveram-se 140 pessoas. Com relação às questões de português, podia ter sido melhor, pois os textos, apesar de não serem longos, eram de difícil compreensão e valiam para três ou quatro questões, o que tornou a prova cansativa nessa parte. Acho que podia ter tido redação, pois eram 100 questões, mas daria tempo elaborar um documento oficial.
Desejo sorte à todos os colegas que fizeram a prova! Sei que os profissionais que obtiverem êxito irão exercer a profissão com grande sucesso!

A Autora