Estamos vivenciando a fase mais digital da era da informação. As comunicações tornaram-se instantâneas e, com isso, nossa escrita precisa acompanhar a velocidade das mensagens via Whatsapp e e-mail. Porém, sempre ocorre de alguma mensagem ser enviada com uma palavra que destoa todo o sentido do texto. Então, enviamos outra com a palavra correta...e assim por diante. Mas, como fazer pra saber a forma correta de escrever mensagens instantâneas e e-mails, sem parecer aquela escrita mecânica e fria? O texto a seguir nos dá algumas orientações para essa e outras questões:
" Se você já passou horas escrevendo um e-mail de três linhas para o seu chefe, não se preocupe. A dificuldade para escolher as palavras certas não é apenas sua.
Em qualquer contexto, a comunicação humana é um acontecimento complexo. Quando o diálogo é por escrito, a tarefa ganha contornos ainda mais desafiadores. Afinal, sem recursos expressivos como tom de voz ou gestos, como garantir que uma frase não soará agressiva? Ou que uma palavra não parecerá íntima demais?
A carência por 'muletas' expressivas em mensagens de texto é o segredo para o sucesso estrondoso dos 'emojis', aqueles símbolos que invadiram as redes sociais e aplicativos de texto como o WhatsApp.
Fosse diferente, o emoticon de um coração não teria sido a 'palavra' mais escrita na internet em 2014, conforme revelou a ONG Global Monitor Language em dezembro do ano passado.
No dia a dia profissional, a comunicação escrita é muito menos aberta a esse tipo de recurso. Assim, a brecha para dúvidas, receios e mal-entendidos se torna muito maior.
Para facilitar a vida de quem sofre na hora de compor e-mails para chefes e colegas, Andrew Brodsky, instrutor do curso de negociação na Harvard University Extension School, reuniu no site da Harvard Business Review alguns conselhos baseados em pesquisas recentes sobre o assunto.
É o que você verá a seguir:
1. Coloque-se no lugar do seu leitor
Entender o que influencia a interpretação de um e-mail é essencial, segundo Brodsky. É preciso ter em mente, escreve ele, que 'as pessoas colocam suas próprias expectativas emocionais na forma como leem as mensagens, independentemente da intenção do remetente'.
Por isso, antes de apertar o botão 'enviar', é preciso ter em mente a personalidade e a posição hierárquica do seu leitor, além da profundidade da sua relação com ele. Imaginar-se na posição do destinatário é o primeiro passo para prever quais serão suas possíveis reações à mensagem, e assim evitar desencontros.
2. Imite o estilo do outro
A outra pessoa escreve de forma direta, formal e solene? Ou mandou vários símbolos de sorriso no final da mensagem? Para Brodsky, observar e copiar o tom do destinatário das suas mensagens ajuda a 'azeitar' a sua comunicação.
Isso porque usar as mesmas palavras, gírias e jargões cria uma sensação de familiaridade entre as duas partes. Esse processo de espelhamento melhorou em 30% os resultados de negociações por escrito, segundo uma pesquisa feita com profissionais em três continentes.
3. Cometa 'errinhos' de propósito
Sim, isso mesmo. Parece estranho, mas pequenos erros de digitação ajudam a dar um tom autêntico às emoções contidas na sua mensagem, diz Brodsky. A estratégia vale principalmente para profissionais em cargos de comando - que ganham um ar vulnerável e acessível quando cometem leves equívocos, dizem estudos recentes.
No entanto, é preciso pesar alguns fatores antes de lançar mão do recurso 'Nesta situação é mais importante parecer mais genuíno emocionalmente (e então cometer erros) ou competente (e aí não cometer erros)?', escreve o especialista. Dependendo da sua resposta, é melhor abdicar do truque.
4. Expresse suas emoções
Uma forma óbvia de evitar a ambiguidade é...ser claro. Por isso, diz Brodsky, ser explícito quanto às suas emoções deve ser o primeiro cuidado para evitar confusões.
Experiências conduzidas por pesquisadores da NYU (New York University) mostraram que as pessoas tendem a superestimar sua capacidade de se comunicar por e-mail. Ou seja, a maioria dos profissionais raramente expressa seus sentimentos de forma clara - e não percebe.
5. Revele algumas informações pessoais
Pesquisadores de Stanford e da Northwestern University examinaram negociações feitas via e-mail e perceberam que aqueles que começavam com bate-papos mais informais tinham resultados mais favoráveis.
A razão é simples: exibir o seu lado pessoal e humano traz familiaridade e confiança para a conversa.'Se as suas interações são de longa data, reduza os mal-entendidos e aumente a veracidade das suas emoções deixando uma versão mais completa de você aparecer', escreve Brodsky.
É sempre bom ter cuidado e ler mais de uma vez a mensagem a ser enviada, principalmente em aparelhos com recurso "corretor automático". Enviar uma única mensagem, sem necessidade de correções posteriores é sempre a melhor opção.
Até mais!
A Autora
Fonte: Texto publicado por Cláudia Gasparini, para revista Exame, Ed. Abril, Maio/2015: http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/5-dicas-para-evitar-mal-entendidos-em-e-mails-profissionais. Acesso em 18/06/2015.
Muitas vezes a empresa onde trabalhamos passa por mudanças. Algumas vezes a mudança é na gestão, outras no quadro de funcionários e até mesmo na forma de trabalhar. O Secretário Executivo precisa estar preparado para esses momentos e saber adaptar-se à toda e qualquer mudança na empresa onde atua.
Para saber como agir nessa situação, trago essa semana um texto da Revista Você S/A, Ed. Maio/2015, para refletir sobre essa questão:
" 1. ACEITE A MUDANÇA
Vivemos constantes transformações no mercado de trabalho, que incluem crises cíclicas. 'É preciso tomar as transições como verdades e esperar por elas', diz Fabricio Velasco, da Hays, empresa de recrutamento de executivos, de São Paulo.
Lembre que todos, assim como você, precisam se adaptar. É uma questão de
sobrevivência.
2. SEJA O PROTAGONISTA
Descubra se você tende a buscar estabilidade e conformidade, pois essa tendência é típica dos profissionais céticos, que agem como vítimas das mudanças. Tente ver as transformações como oportunidades de crescimento. Entenda que as novas
demandas podem ajudá-lo a tomar decisões que vão beneficiar sua evolução.
3. ATUE COM EQUILÍBRIO
Mudar não implica criar algo inédito ou abandonar qualidades, mas ser ágil para
se ajustar. 'É preciso criar raízes que sustentem a tomada de decisões em novos
ambientes e, ao mesmo tempo, criar asas que permitam ousar', diz Betania Tanure, especialista em gestão de carreira.
4. BUSQUE APRENDIZADO
Procure aprender algo novo todos os dias ou, pelo menos, constantemente. Há
vantagens em adotar outros padrões e tecnologias criados para facilitar o
trabalho. O que você precisa fazer é separar um tempo para investigá-los.
5. CONHEÇA GENTE
Vale fazer um esforço para conhecer pessoas novas, que possam contribuir com
opiniões relevantes sobre o modo de encarar o trabalho. Participe de diferentes
grupos e seja ativo nos debates. 'Convém estudar os objetivos das discussões e
preparar ideias e propostas convincentes', diz Luiz Edmundo Rosa, da ABRH, de São Paulo.
6. DESAPEGUE DO PASSADO
Sempre que possível, jogue fora, doe ou venda tudo aquilo que algum dia foi bom, mas que hoje pode ser substituído por algo melhor. O mesmo vale para as metas: se as demandas mudaram, é preciso largar os planos que não fazem mais sentido e reformulá-los. Se a insatisfação com o trabalho atual estiver muito alta, leve
esse raciocínio para o limite e pense em como poderia romper com o que está ruim — e em como deveria se transformar para encontrar satisfação.
7. ATUALIZE-SE
Em um contexto de mudanças, é necessário estar por dentro dos acontecimentos: frequente eventos em sua área, faça cursos, converse com as pessoas a seu redor, líderes inclusive. Outro conselho é ler muito, até sobre temas fora de seu escopo — isso ajuda a ter ideias e a entender como pessoas diferentes lidam com
mudanças.
8. PEÇA CONSELHOS
Faça uma análise de suas qualidades e pontos de melhoria. Pessoas de confiança podem ajudá-lo a se enxergar melhor. Os profissionais ficam presos às próprias verdades, quando deveriam pedir conselhos a outros executivos.
9. SEJA OTIMISTA
Não encare as novidades como modismos carregados de conotações negativas. 'Só é possível inovar se a mente está aberta', diz Patrícia Cotton, especialista em gestão de mudanças, do Rio de Janeiro. Em vez de simplesmente criticar, pense sobre soluções melhores.
10. APROVEITE O MOMENTO
Crises são oportunidades para aprender, mostrar serviço e aparecer. Relaxe e
tente se divertir. 'Cabe montar um plano de ação para tirar projetos
profissionais ou pessoais do papel', diz Nathalie Trutmann, consultora-chefe na
Faculdade de Informática e Administração Paulista (Fiap). "
Nos dias atuais, para manter-se em uma empresa é necessário adaptar-se às mudanças e saber lidar com os novos desafios.
Até mais!
A Autora
Fonte: Texto publicado por Cibele Reschke na Revista Você S/A, Ed. Maio/2015: http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/noticias/os-dez-mandamentos-para-se-adaptar-a-qualquer-trabalho . Acesso em 09/06/2015.
