Em algumas reuniões os assuntos acabam saindo foco principal e tornam-se longas, cansativas e as pautas ficam sem objetividade, o que leva a geram outra reunião para finalizar o assunto que já poderia ter sido resolvido.
Para evitar essa situação, o editorial dessa semana traz dicas de como organizar o melhor local para as reuniões e como dar foco às pautas principais.
Em matéria da revista EXAME/PME, edição Agosto/2013, alguns arquitetos dão dicas de locais para se realizar uma reunião produtiva:
"Muitos empreendedores têm dificuldade de encontrar um local adequado para se reunir com clientes, fornecedores e funcionários sem gastar muito. Exame PME ouviu arquitetos para saber como resolver a questão.
Por onde começar?
O primeiro passo é saber quanto o espaço será utilizado. Para quem faz uma ou duas reuniões ao mês, compensa alugar uma sala — em sites como Regus e 2Work há ofertas de locação de 50 a 350 reais por hora. Compensa ter uma sala própria quando há necessidade
de se reunir todos os dias ou semanalmente com clientes, fornecedores ou funcionários.
Onde a sala deve ficar?
O ideal é que o local fique afastado do ambiente de trabalho para evitar que as reuniões atrapalhem os afazeres de quem não está participando. Instalar espuma antirruído nas paredes ajuda a diminuir a poluição sonora.
Como equipar o ambiente?
Uma lista essencial inclui telefones com viva-voz, roteadores para internet sem fio e projetores de imagem com entrada para cabos de notebooks. E se não houver um espaço livre na empresa? Uma alternativa é montar o escritório de forma a servir também para reuniões.
Há no mercado escrivaninhas modulares que podem ser unidas para montar uma mesa de reunião maior. Móveis com rodinhas ajudam a liberar espaço mais rapidamente."
O site administradores.com.br traz um artigo sobre como tornar as reuniões mais produtivas:
"Começar a reunião com uma breve explicação do motivo. Veja, em seguida, se os participantes compreenderam.
Questionar as causas do problema ou assunto da reunião.
Depois que o assunto for suficientemente discutido, faça um resumo final e proceda, então, à votação. O ideal é que todas as soluções apontadas tenham responsável e prazo para execução.
Procure fazer com que todos participem da reunião, porém evite perguntar diretamente a cada um a sua opinião.
Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema que se discute.
Não interrompa quando outra pessoa estiver falando.
Se alguém fizer alguma afirmação com a qual você não concordar não discuta, pergunte a essa pessoa por que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não causará ressentimentos e lhe permitirá averiguar por que a pessoa pensa daquele modo. Dessa maneira você poderá obter informações muito valiosas.
No lugar de simplesmente seguir a pauta, discuta as coisas certas e inclua itens mais importantes e urgentes nela.
Aproveite os estilos e preferências dos membros na distribuição das tarefas em vez de simplesmente começar e terminar a reunião na hora marcada.
Passe a maior parte do tempo tomando decisões e não apenas relatando e compartilhando informações.
Envolver todos os membros da equipe nas reuniões é fundamental, porém você pode fazer mais: inclua parceiros internos, clientes e fornecedores."
Seguindo essas dicas, suas reuniões serão mais eficazes, otimizando não só o tempo dos envolvidos, mas o seu também.
Até a próxima!
A autora
Fontes das informações:
http://exame.abril.com.br/revista-exame-pme/edicoes/0063/noticias/onde-vai-ser-a-reuniao. Acesso em 15/11/2013.
http://www.administradores.com.br/artigos/cotidiano/como-fazer-reunioes-produtivas/73344/. Acesso em 15/11/2013
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