Nesse editorial estamos trazendo um texto da Secretária Bianca Borges do Rosário, Autora do Blog Manual da Secretária.
Ela nos traz "10 passos para manter o Foco e aumentar sua produtividade", tema muito importante para nossa rotina corrida e ocupada, confira:
"Tem gente que começa a fazer algo importante e não consegue passar mais de cinco minutos sem dar um ALT+Tab e mudar pra janela do email, verificando o que tem de novo. Ou dar uma olhada rapidinha no Twitter.
De modo geral, para conquistar algo grandioso não é preciso dar um grande passo, mas pequenos passos por um tempo considerável.
E é exatamente aí que está o perigo. Há pequenas distrações no caminho, que não parecem graves, mas podem desviar você totalmente do foco.
Justificativas ou desculpas “inteligentes”, como "é melhor deixar para fazer à noite ou amanhã", nada mais são do que formas disfarçadas de não cumprir a meta.
Confesso que eu sou tão vulnerável às distrações da Internet como qualquer pessoa. Eu começo a ler sobre algo que me interessa e desapareço pela toca do coelho por horas (ou dias) de uma vez.
Mas minha habilidade de focar em uma única atividade aumentou significantemente, e esse único hábito mudou minha vida.
Alguns anos atrás eu não consegiuria sentar e trabalhar em uma única coisa sem rapidamente dar uma olhada no email ou em um dos meus fóruns e sites favoritos da Internet. Mas hoje eu consigo sentar e escrever. Posso limpar as distrações de minha frente e, quando coloco minha mente pra funcionar, faço apenas uma única coisa.
E isso muda tudo: você se envolve na atividade, fica tão imerso que coloca tudo o que tem no trabalho, e isso se torna uma experiência meditativa e transformadora.
Sua felicidade aumenta, o stress diminui e o trabalho melhora.
Conheço muita gente que tem dificuldade em focalizar em uma única atividade por muito tempo e por isso pensei em compartilhar algumas coisas que funcionaram para mim.
Mantendo o foco
Por que trabalhar em uma poltrona de avião pode ser bastante produtivo?
A resposta é simples, e pode ser considerada o “grande segredo” da produtividade: não há Facebook, email, sites aleatórios e nem SMS e ligações para te tirarem do foco. Ou seja, o segredo é justamente esse isolamento digital.
É muito difícil conseguir manter o foco quando você é atraído constantemente a responder todos que te mandam algum tipo de mensagem ou resposta.
No entanto, esse grande segredo não tem nada de secreto. Muitas pessoas sabem que a falta de foco é o que mais interfere na produtividade.
Você precisa ficar online em redes sociais para se comunicar com colegas?
Deixe o chat desligado, pois assim só quem está trabalhando com você iniciará uma conversa.
Precisa resolver algo mais urgente?
Não abra o seu email e faça seu trabalho. Se sua atividade não precisar de internet, não se conecte. São dicas simples, mas o simples não pode ser ignorado.
Alguns passos simples ajudam a ficar na direção correta
Abaixo, apresento algumas dicas sobre Foco para aumentar a sua produtividade.
1. Faça um planejamento diário e semanal das tarefas a serem executadas. Estabeleça um grau de prioridades e foque.
2. Desligue a internet, caso você não for precisar ou dela para alguma pesquisa relacionada com a atividade que você está realizando, no momento.
3. Encerre a sua caixa de e-mail e veja ela em períodos de 1 em 1 hora. Tem pessoas que acessam muitas vezes ao dia, a caixa de e-mail e isso é uma das piores causas de tirar a sua concentração.
4. Encerre o seu Facebook. Uma “outra pedra no sapato” no quesito concentração. O Facebook para algumas pessoas é mesmo que um vício, não se pode viver sem ele.
5. Encerre todas as de mídias e redes sociais que você usa no seu dia a dia que tire seu foco.
6 Ambiente de trabalho deve ser silencioso, tranquilo e calmo.
7 Não atenda telefonemas pessoais. Isso é muito difícil de deixar de fazer, quando você trabalha em casa.
8 Não atenda pessoas que querem falar com você em seu escritório. Também muito difícil de lidar com essa situação. Nada pior que ser abordado algumas vezes por dia por pessoas que precisam falar com você. Interrompe o seu pensamento, tendo que começar tudo de novo. Refiro-me aqui a assuntos que não são profissionais, de trabalho.
9 Ouça uma boa música, de preferência orquestrada. Serve para relaxamento e ajuda na concentração.
10 Execute uma tarefa de cada vez. É sabido que as mulheres têm uma capacidade de realizar multi tarefas, o que não é muito comum entre os homens. Se você for mulher, evite isso, pois compromete o seu rendimento.
Método GTD
Você também precisa conhecer o método GTD, a prática mais eficiente no gerenciamento de informações e de tempo! [http://www.manualdasecretaria.com.br/metodo-gtd/]
Ter foco melhora sua memória
O poder de focar em apenas alguma coisa faz com que eliminamos todas as distrações e assim o nosso cérebro trabalhe de forma efetiva para realizar algum tipo de atividade específica, e com isso, sua memória fica infalível.
Tem um artigo no meu blog onde eu conto 5 maneiras de melhorar sua memória em 7 dias [ http://www.manualdasecretaria.com.br/5-maneiras-de-melhorar-sua-memoria-em-7-dias/ ]
O ponto é ser produtivo e não se perder/esquecer das tarefas do dia a dia.
De maneira organizada, você irá aproveitar ao máximo o dia e ganhar um tempo extra para relaxar ou realizar novas tarefas.
Sobre a autora
Bianca Rosário é Referência Nacional em Secretariado Executivo, Ganhadora do Prêmio Profissional de Secretariado do Ano, e autora do blog Manual da Secretária Executiva"
Nós que fazemos o Blog agradecemos à Autora Bianca e convidamos você, Secretária (o) Executiva(o) a nos enviar seu texto, para publicar aqui no Blog! Lembramos que o tema deve ser voltado para a nossa profissão.
Até mais!
Rosaly Costa
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