Existe em toda organização, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, aqueles colaboradores que gostam muito de estar, segundo eles mesmos definem, "muito bem informados" sobre todos os acontecimentos da empresa. Muitas vezes esses colaboradores "bem informados" gostam de compartilhar o que sabem (ou pensam saber) com os demais colegas e, em muitos casos, a primeira pessoa que eles procuram é o Secretário(a). O editorial dessa semana traz uma pesquisa com 05 maneiras de fugir dessas "informações extraoficiais" ou, como conhecemos no cotidiano, as "fofocas": "Elas podem até parecer inofensivas, mas fofocas comprometem a imagem profissional em níveis maiores do que muita gente imagina, além de tornar tóxico o ambiente de trabalho. O casal que se formou no trabalho, o novo chefe que vai chegar, a vida pessoal de um colaborador que vai mal, o próximo na lista de demissões, os motivos escusos que levaram o analista da sala ao lado ao posto de gerente. Se o seu passatempo preferido no trabalho é espalhar informações não oficiais sobre a empresa e a vida alheia, atenção! Você já pode estar taxado como o fofoqueiro do escritório. E isso não é nada bom para a sua carreira. 'Todo mundo sabe quem é o fofoqueiro. E essas pessoas não são bem vistas e perdem a credibilidade', diz a consultora Marisol Camarinha, do Great Group. Para quem quer fugir deste tipo de comportamento, a consultora recomenda 5 atitudes bem radicais, diga-se de passagem. Confira e faça os ajustes que considerar necessários na sua postura profissional: 1. Não ouvir Controle a curiosidade em ouvir a mais recente fofoca que começa a circular no escritório. 'Quando ouvimos algo ficamos logo tentados a passar adiante, nem que seja para dizer que não concordamos', diz Marisol. Segundo a consultora, ao menor sinal da frase clássica 'está sabendo da última' seja objetivo. 'se seu melhor sorriso e responda que não quer saber', recomenda. Radical demais? Para quem não se sente à vontade, o coach Homero Reis recomenda um comportamento mais brando. 'Toda ação radical pode até resolver um problema, mas pode criar problemas maiores. Nesse caso corta-se a fofoca, mas perde-se a amizade', diz. 'Se o ouvinte é capaz de fazer perguntas poderosas que indiquem que o que o colega está falando não se sustenta, ela vai contribuir para o desenvolvimento desta pessoa', diz. Portanto, se a pessoa que vem transmitir a fofoca é alguém com que você quer manter o bom relacionamento, ouça, mas tente mostrar - a partir de perguntas - que trata-se menos de uma verdade e mais uma impressão, recomenda Reis. 2. Não revele Optou por ouvir o fofoqueiro?. Quebre o ciclo e não retransmita a fofoca para os outros colegas. As 3 peneiras (cuja a ideia é atribuída ao filósofo grego Sócrates) são ótimos balizadores na hora de decidir se vale ou não repassar uma informação, segundo Marisol. 'Só fale ao outro aquilo que for bom, útil e necessário. Se o assunto não passa por estas peneiras, guarde para você', recomenda. 3. Não seja o difusor de informações que podem virar fofoca Muitas vezes, em razão da sua posição na empresa, as notícias chegam. Não seja você o difusor de uma informação que pode se transformar no 'zum-zum-zum' do dia. O mesmo vale quando se é testemunha de um fato. Não conte o que viu, não crie terreno fértil para a fofoca. 4. Não se omita Nem sempre isso é possível. E é preciso coragem e ousadia para não ser omisso e esclarecer a fofoca diretamente com o seu alvo. 'Procure a pessoa e abra o jogo, com respeito', diz a consultora. Não é preciso revelar ao alvo quem é o fofoqueiro de plantão, mas ao contar que ficou sabendo de uma fofoca que a envolvia e que gostaria de esclarecer o fato, a chance é grande de ganhar um novo aliado. 5. Não se comprometa A tática radical recomendada por Marisol é responder a perguntas com outras perguntas. Ao ser inquirido sobre o que aconteceu em uma reunião que já está sendo tema das fofocas de corredor, pergunte: 'Por que você quer saber?'. Se ele responder, 'por nada', então lhe diga, 'então, não há porque saber'. Se o fato de já haver comentários for o motivo do interesse a melhor resposta, diz Marisol, é responder: 'um bom motivo para ficarmos calados, pois comentários não são bons para a reputação de ninguém' A melhor estratégia nessas situações é não se envolver. Será bom para você e para a empresa. Até mais ! A Autora Artigo publicado por Camila Pati no site exame.com http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/5-taticas-radicais-de-cortar-a-fofoca-pela-raiz-no-trabalho Acesso em 29/03/2014
Nossa rotina é muito agitada. E muitas vezes quando precisamos nos concentrar em algum determinado trabalho, sempre aparece essa ou aquela demanda que no tira do foco da tarefa que estávamos fazendo. Uma pesquisa publicada na Revista Você S/A, Ed. Abril, Março/2014 dá dicas de ferramentas online para você não perder o foco em alguns momentos do dia-a-dia: "Conversas paralelas, telefones tocando sem parar, alertas incessantes no Facebook e dezenas de novos tweets subindo de hora em hora na timeline. É praticamente impossível manter a concentração no trabalho com tudo isso rolando. Mas o segredo do seu foco está mais próximo do seu alcance do que você possa imagina. Existem diversas ferramentas online que foram criadas exatamente para isso. Selecionamos oito opções que podem fazer a diferença no seu dia a dia... 1. Your meditation timer Esta ferramenta permite programar intervalos de meditação anunciados por toques de sinos tibetano, ondas sonoras... Os alertas podem te ajudar a sair do mundo paralelo da distração e a recuperar o foco. Além disso, ela funciona como aliada naqueles momentos difíceis pós-reunião. Programe nem que seja um minutinho de meditação e tente relaxar! 2. SmartBreak Sabe aqueles momentos em que você se encontra apertando ALT + TAB sem parar na esperança de saber por onde começar? É aí que entra o SmartBreak! Ele possibilita a programação de um intervalo de descanso, embalado por uma música de seu arquivo e até apaga parcialmente o monitor para que você recupere o foco – e as forças – para voltar a trabalhar. A versão para MAC é o Timeout. 3. StayFocused Este app do Google Chrome ajuda a restringir com bloqueios temporários o tempo gasto em sites que tomam muito a sua atenção. Ele é tão útil que se você for tentar dar uma escapadinha para alguma página que está com acesso restrito vai dar de cara com a seguinte mensagem: “Você não deveria estar trabalhando?”. 4. Anti-social O próprio nome já explica a funcionalidade desta ferramenta. Ela bloqueia os sites que fazem você perder tempo durante os minutos que precisar. Vai te fazer trabalhar com certeza! Ela permite até que sejam feitas programações semanais de bloqueio. Mas para usá-la é preciso pagar 15 dólares por 60 dias de uso. 5. Now Do This O Now Do This funciona como uma lista online para que você registre todas as tarefas que precisa cumprir ao longo do dia. A maneira que cada uma for concluída, confirme e siga para a próxima que aparecer na tela. Só considere abrir uma aba de entretenimento quando tiver finalizado tudo! 6. OMMWRITER Para quem trabalha produzindo texto, o OMMWRITER é fantástico. Ele preenche todo o monitor com um background suave, disponibiliza músicas instrumentais relaxantes e deixa toda a sua atenção voltada para o que está sendo escrito. Terminado o trabalho é só fazer um download do documento e pronto! 7. Noisli Já o Noisli é perfeito para quem não se concentra em meio às conversas do escritório e também não consegue produzir ouvindo música. Ele disponibiliza sons da natureza super agradáveis – vento, chuva, folhas caindo, onda do mar –, que inclusive ajudam a relaxar. E assim como o OMMWRITER, também possui uma página para a produção de texto sem qualquer interferência. 8. Focus ME Com esta ferramenta, a ideia é liberar apenas as páginas que você realmente precisa para trabalhar em qualquer navegador. O restante fica todo bloqueado. E se são algumas horas específicas do dia que te atrapalham, ele permite que os sites sejam bloqueados somente durante elas." Essas dicas são importantes, inclusive, para aqueles momentos em que estamos produzindo um relatório importante ou preenchendo alguma planilha, onde precisamos de total atenção. Até mais! A Autora Fonte: Pesquisa de Daniela Carasco, para Você S/A, Março/2014. http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/8-ferramentas-online-que- ajudam-a-se-concentrar-no-trabalho?page=1. Acesso em 22/03/2014.
Muitos Secretários Executivos trabalham em pequenas e médias empresas. E, quando acontece algum imprevisto precisamos estar aptos a contribuir para a solução, para que não se torne uma crise que venha a afetar negativamente a empresa. Abaixo seguem quatro importantes dicas que os profissionais Alessandro Saade, professor do curso em Empreendedorismo e Novos Negócios, da Business School São Paulo, e de Marcelo Aidar, coordenador adjunto do Centro de Empreendedorismo e Novos Negócios da Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas (FGV-EAESP) para quem trabalha em pequenas e médias empresas, concedidas a Camila Lam, para Exame.com:
"1. Invista em planilhas Problemas nas áreas de finanças e vendas são comuns quando o empresário não tem dados que possam auxiliá-lo nas tomadas de decisão. Algumas planilhas são essenciais para quem deseja diminuir a exposição da empresa a riscos. Uma solução a longo prazo é o próprio empreendedor investir em capacitação para uma gestão melhor das contas do negócio. “Existem cursos rápidos de negociação, de gestão financeira, de fluxo de caixa, entre outros”, conta Bonomo. 2. Não dependa só de um fornecedor Imprevistos com fornecedores podem fazer com que o empreendedor não consiga atender os seus consumidores. Além de uma queda nas vendas, a imagem da empresa pode acabar arranhada se o produto ou serviço é de nicho, pois o estoque pode ficar zerado, por exemplo. 'Você tem que ter um plano B. Em casos emergenciais, contar a verdade é essencial e é preciso ser ágil na busca de outras soluções', explica Saade. 3. Foque nos seus pontos fortes Normalmente, quando um concorrente é comprado por uma grande empresa ou um outro player começa a atuar no seu mercado muita coisa pode mudar. Para os empreendedores, é preciso fazer mudanças, mas sem tentar copiar o novo concorrente. 'Tem que focar nos seus valores para conseguir manter os clientes', afirma Saade. Para Bonomo, chamar alguns clientes ou potenciais clientes para conversar e descobrir o que agrada é uma medida que não demanda muito tempo e recurso. 'É descobrir o que o público gosta e tentar chamar a atenção para isso', completa. 4. Evite a centralização de tarefas Em uma pequena empresa todo funcionário é importante. Mas a saída de um profissional não pode fazer com que o empresário fique desesperado. 'É uma falha grave, é importante que todos os funcionários saibam mais de uma coisa, para que uma pessoa só não tenha todas as responsabilidades', ensina Saade. Além disso, é importante avaliar quais são as estratégias de retenção da empresa. Para Aidar, isso é essencial para o comprometimento da equipe com o negócio." Mas a dica mais importante é você saber quais são suas atribuições dentro da empresa pois, por mais que você queira ajudar, não pode fazer tudo sozinho. Mobilizar os demais colaboradores é muito importante para que você tenha uma equipe com quem possa contar. Até mais! A Autora Fonte: Camila Lam, para Exame .com http://exame.abril.com.br/pme/noticias/4-dicas-para-gerenciar-melhor-crises-na-sua-pequena-empresa?page=1 Acesso em 15/03/2014.
Em comemoração ao Dia Internacional da Mulher publico um escrito publicado no site da nossa federação - FENASSEC - que incentiva a valorização e respeito à nossa profissão: "PROFISSÃO SECRETÁRIA - ÉTICA E RESPEITO A UM NOME. Datado da XI dinastia, por volta do ano 1.500 AC, os primeiros registros da profissão, já naquela época, a diferenciavam dos demais trabalhos existentes. De lá até aqui o percurso longo, repleto de transformações, enfrentou caminhos que se estenderam do ser mulher ao ser profissional, até atingir a maturidade neste final de século. A necessidade crescente de profissionais que soubessem e pudessem transformar idéias, trazendo-as para o mundo real, através da expressão da palavra escrita ou datilografada, profissionais que materializassem acordos e contratos entre pessoas, empresas e países, cada vez mais se acentuavam. Enfim profissionais que tivessem a capacidade de unir interesses comuns, dar-lhes um sentido, direção e fecho criativo, após doutores advogados, sábios em economia, engenharia, medicina e tantas outras profissões, discutirem a mesma idéia, jamais poderiam ser encaradas no mundo do trabalho como "iguais". No início dos anos 80 assumimos, após longo processo de transformação, toda complexidade das nossas "diferenças", iniciando então a luta para termos os mesmos direitos no mundo do trabalho. Até que em 1985, através da Lei 7377, no dia 30 de setembro transformamos o que era cargo ou função em profissão. De lá para cá o mundo do trabalho não só mudou, mas vem sendo reconstruído sucessiva e continuamente, numa descoberta que parece eterna entre a aplicação do que às vezes é considerado antigo e o que é considerado novo em termos de busca de soluções para os seres humanos criarem condições de adaptabilidade, tanto às novas formas de administração empresarial, como às novas formas de produção e comércio. Nossa profissão continua seu processo de unir, transformar e trazer idéias para a realidade, através agora da digitação, da Internet e deste mundo conectado que vivemos. Valorize o que é seu! Valorize e respeite sua profissão! Leida Borba de Moraes (Leida Borba foi a presidente da Fenassec no período de 1988 a 2001, quando afastou-se da diretoria para tratamento de saúde, vindo a falecer no dia 16 de março de 2009)." Feliz Dia Internacional da Mulher! A Autora Fonte: http://www.fenassec.com.br/b_osecretariado_profissao_secretariado.html. Acesso em 08/03/2014.
Em nosso cotidiano dentro da empresa enfrentamos situações desafiadoras, que nos desanimam e nos faz questionar se realmente gostamos do nosso trabalho. Nesse momento nós, Secretários Executivos, precisamos nos lembrar que somos referencial para nossa equipe de colaboradores. O Secretário Executivo, na maioria das vezes, é visto como o líder. Se o líder da equipe se desmotiva, todos os funcionários percebem e podem acabar sendo influenciados por isso. Claro que existem dias em que não estamos bem, que temos dificuldades, mas devemos tomar cuidado com nossas palavras e ações , para não desmotivar nossa equipe e comprometer o resultado final. Uma entrevista realizada com Flávia Lippi, especialista em business mentoring e diretora-presidente do Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi (IDHL), para a Revista VOCÊ S/A, Ed. Fevereiro/2014, fala sobre a importância de uma equipe motivada da maneira correta: "Uma equipe motivada é uma equipe que acredita na construção de uma rede com todas as pessoas que interatuam com a organização. É nas sucessivas comunidades (familiar, escolar, de redes sociais) que aprendemos. Nessas redes, recebemos apoio e orientação para crescer, compartilhando os mesmos valores e objetivos. Aquilo que realmente dá sentido ao ser humano não se encontra no tangível, no material, mas no intangível, nas ideias, nos valores, nas emoções. Ter uma equipe motivada faz todos acreditarem que o impossível é possível. No fim, todos ganham com isso." Até mais e bom carnaval para todos! A Autora Fonte: http://exame.abril.com.br/pme/noticias/por-que-sua-empresa-ganha-mais-com-uma-equipe-motivada. Acesso em 01/03/2014.
