Existe em toda organização, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, aqueles colaboradores que gostam muito de estar, segundo eles mesmos definem, "muito bem informados" sobre todos os acontecimentos da empresa. Muitas vezes esses colaboradores "bem informados" gostam de compartilhar o que sabem (ou pensam saber) com os demais colegas e, em muitos casos, a primeira pessoa que eles procuram é o Secretário(a).
O editorial dessa semana traz uma pesquisa com 05 maneiras de fugir dessas "informações extraoficiais" ou, como conhecemos no cotidiano, as "fofocas":
"Elas podem até parecer inofensivas, mas fofocas comprometem a imagem profissional em níveis maiores do que muita gente imagina, além de tornar tóxico o ambiente de trabalho.
O casal que se formou no trabalho, o novo chefe que vai chegar, a vida pessoal de um colaborador que vai mal, o próximo na lista de demissões, os motivos escusos que levaram o analista da sala ao lado ao posto de gerente.
Se o seu passatempo preferido no trabalho é espalhar informações não oficiais sobre a empresa e a vida alheia, atenção! Você já pode estar taxado como o fofoqueiro do escritório. E isso não é nada bom para a sua carreira.
'Todo mundo sabe quem é o fofoqueiro. E essas pessoas não são bem vistas e perdem a credibilidade', diz a consultora Marisol Camarinha, do Great Group.
Para quem quer fugir deste tipo de comportamento, a consultora recomenda 5 atitudes bem radicais, diga-se de passagem. Confira e faça os ajustes que considerar necessários na sua postura profissional:
1. Não ouvir
Controle a curiosidade em ouvir a mais recente fofoca que começa a circular no escritório. 'Quando ouvimos algo ficamos logo tentados a passar adiante, nem que seja para dizer que não concordamos', diz Marisol.
Segundo a consultora, ao menor sinal da frase clássica 'está sabendo da última' seja objetivo. 'se seu melhor sorriso e responda que não quer saber', recomenda.
Radical demais? Para quem não se sente à vontade, o coach Homero Reis recomenda um comportamento mais brando.
'Toda ação radical pode até resolver um problema, mas pode criar problemas maiores. Nesse caso corta-se a fofoca, mas perde-se a amizade', diz.
'Se o ouvinte é capaz de fazer perguntas poderosas que indiquem que o que o colega está falando não se sustenta, ela vai contribuir para o desenvolvimento desta pessoa', diz.
Portanto, se a pessoa que vem transmitir a fofoca é alguém com que você quer manter o bom relacionamento, ouça, mas tente mostrar - a partir de perguntas - que trata-se menos de uma verdade e mais uma impressão, recomenda Reis.
2. Não revele
Optou por ouvir o fofoqueiro?. Quebre o ciclo e não retransmita a fofoca para os outros colegas. As 3 peneiras (cuja a ideia é atribuída ao filósofo grego Sócrates) são ótimos balizadores na hora de decidir se vale ou não repassar uma informação, segundo Marisol.
'Só fale ao outro aquilo que for bom, útil e necessário. Se o assunto não passa por estas peneiras, guarde para você', recomenda.
3. Não seja o difusor de informações que podem virar fofoca
Muitas vezes, em razão da sua posição na empresa, as notícias chegam. Não seja você o difusor de uma informação que pode se transformar no 'zum-zum-zum' do dia. O mesmo vale quando se é testemunha de um fato. Não conte o que viu, não crie terreno fértil para a fofoca.
4. Não se omita
Nem sempre isso é possível. E é preciso coragem e ousadia para não ser omisso e esclarecer a fofoca diretamente com o seu alvo. 'Procure a pessoa e abra o jogo, com respeito', diz a consultora.
Não é preciso revelar ao alvo quem é o fofoqueiro de plantão, mas ao contar que ficou sabendo de uma fofoca que a envolvia e que gostaria de esclarecer o fato, a chance é grande de ganhar um novo aliado.
5. Não se comprometa
A tática radical recomendada por Marisol é responder a perguntas com outras perguntas. Ao ser inquirido sobre o que aconteceu em uma reunião que já está sendo tema das fofocas de corredor, pergunte: 'Por que você quer saber?'.
Se ele responder, 'por nada', então lhe diga, 'então, não há porque saber'. Se o fato de já haver comentários for o motivo do interesse a melhor resposta, diz Marisol, é responder: 'um bom motivo para ficarmos calados, pois comentários não são bons para a reputação de ninguém'
A melhor estratégia nessas situações é não se envolver. Será bom para você e para a empresa.
Até mais !
A Autora
Artigo publicado por Camila Pati no site exame.com
http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/5-taticas-radicais-de-cortar-a-fofoca-pela-raiz-no-trabalho
Acesso em 29/03/2014
Nossa rotina é muito agitada. E muitas vezes quando precisamos nos
concentrar em algum determinado trabalho, sempre aparece essa ou aquela
demanda que no tira do foco da tarefa que estávamos fazendo.
Uma pesquisa publicada na Revista Você S/A, Ed. Abril, Março/2014 dá
dicas de ferramentas online para você não perder o foco em alguns momentos do dia-a-dia:
"Conversas paralelas, telefones tocando sem parar, alertas incessantes no
Facebook e dezenas de novos tweets subindo de hora em hora na timeline.
É praticamente impossível manter a concentração no trabalho com tudo isso
rolando.
Mas o segredo do seu foco está mais próximo do seu alcance do que você
possa imagina. Existem diversas ferramentas online que foram criadas
exatamente para isso.
Selecionamos oito opções que podem fazer a diferença no seu dia a dia...
1. Your meditation timer
Esta ferramenta permite programar intervalos de meditação anunciados por
toques de sinos tibetano, ondas sonoras... Os alertas podem te ajudar a
sair do mundo paralelo da distração e a recuperar o foco. Além disso, ela
funciona como aliada naqueles momentos difíceis pós-reunião. Programe nem
que seja um minutinho de meditação e tente relaxar!
2. SmartBreak
Sabe aqueles momentos em que você se encontra apertando ALT + TAB sem
parar na esperança de saber por onde começar? É aí que entra o
SmartBreak! Ele possibilita a programação de um intervalo de descanso,
embalado por uma música de seu arquivo e até apaga parcialmente o monitor
para que você recupere o foco – e as forças – para voltar a trabalhar. A
versão para MAC é o Timeout.
3. StayFocused
Este app do Google Chrome ajuda a restringir com bloqueios temporários o
tempo gasto em sites que tomam muito a sua atenção. Ele é tão útil que se
você for tentar dar uma escapadinha para alguma página que está com
acesso restrito vai dar de cara com a seguinte mensagem: “Você não
deveria estar trabalhando?”.
4. Anti-social
O próprio nome já explica a funcionalidade desta ferramenta. Ela bloqueia
os sites que fazem você perder tempo durante os minutos que precisar. Vai
te fazer trabalhar com certeza! Ela permite até que sejam feitas
programações semanais de bloqueio. Mas para usá-la é preciso pagar 15
dólares por 60 dias de uso.
5. Now Do This
O Now Do This funciona como uma lista online para que você registre todas
as tarefas que precisa cumprir ao longo do dia. A maneira que cada uma
for concluída, confirme e siga para a próxima que aparecer na tela. Só
considere abrir uma aba de entretenimento quando tiver finalizado tudo!
6. OMMWRITER
Para quem trabalha produzindo texto, o OMMWRITER é fantástico. Ele
preenche todo o monitor com um background suave, disponibiliza músicas
instrumentais relaxantes e deixa toda a sua atenção voltada para o que
está sendo escrito. Terminado o trabalho é só fazer um download do
documento e pronto!
7. Noisli
Já o Noisli é perfeito para quem não se concentra em meio às conversas do
escritório e também não consegue produzir ouvindo música. Ele disponibiliza sons da natureza super agradáveis – vento, chuva, folhas caindo, onda do mar –, que inclusive ajudam a relaxar. E assim como o OMMWRITER, também possui uma página para a produção de texto sem qualquer interferência.
8. Focus ME
Com esta ferramenta, a ideia é liberar apenas as páginas que você realmente precisa para trabalhar em qualquer navegador. O restante fica todo bloqueado. E se são algumas horas específicas do dia que te atrapalham, ele permite que os sites sejam bloqueados somente durante elas."
Essas dicas são importantes, inclusive, para aqueles momentos em que
estamos produzindo um relatório importante ou preenchendo alguma
planilha, onde precisamos de total atenção.
Até mais!
A Autora
Fonte: Pesquisa de Daniela Carasco, para Você S/A, Março/2014.
http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/8-ferramentas-online-que-
ajudam-a-se-concentrar-no-trabalho?page=1. Acesso em 22/03/2014.
Muitos Secretários Executivos trabalham em pequenas e médias empresas. E, quando acontece algum imprevisto precisamos estar aptos a contribuir para a solução, para que não se torne uma crise que venha a afetar negativamente a empresa.
Abaixo seguem quatro importantes dicas que os profissionais Alessandro Saade, professor do curso em Empreendedorismo e Novos Negócios, da Business School São Paulo, e de Marcelo Aidar, coordenador adjunto do Centro de Empreendedorismo e Novos Negócios da Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas (FGV-EAESP) para quem trabalha em pequenas e médias empresas, concedidas a Camila Lam, para Exame.com:
"1. Invista em planilhas
Problemas nas áreas de finanças e vendas são comuns quando o empresário não tem dados que possam auxiliá-lo nas tomadas de decisão. Algumas planilhas são essenciais para quem deseja diminuir a exposição da empresa a riscos.
Uma solução a longo prazo é o próprio empreendedor investir em capacitação para uma gestão melhor das contas do negócio. “Existem cursos rápidos de negociação, de gestão financeira, de fluxo de caixa, entre outros”, conta Bonomo.
2. Não dependa só de um fornecedor
Imprevistos com fornecedores podem fazer com que o empreendedor não consiga atender os seus consumidores. Além de uma queda nas vendas, a imagem da empresa pode acabar arranhada se o produto ou serviço é de nicho, pois o estoque pode ficar zerado, por exemplo.
'Você tem que ter um plano B. Em casos emergenciais, contar a verdade é essencial e é preciso ser ágil na busca de outras soluções', explica Saade.
3. Foque nos seus pontos fortes
Normalmente, quando um concorrente é comprado por uma grande empresa ou um outro player começa a atuar no seu mercado muita coisa pode mudar. Para os empreendedores, é preciso fazer mudanças, mas sem tentar copiar o novo concorrente. 'Tem que focar nos seus valores para conseguir manter os clientes', afirma Saade.
Para Bonomo, chamar alguns clientes ou potenciais clientes para conversar e descobrir o que agrada é uma medida que não demanda muito tempo e recurso. 'É descobrir o que o público gosta e tentar chamar a atenção para isso', completa.
4. Evite a centralização de tarefas
Em uma pequena empresa todo funcionário é importante. Mas a saída de um profissional não pode fazer com que o empresário fique desesperado. 'É uma falha grave, é importante que todos os funcionários saibam mais de uma coisa, para que uma pessoa só não tenha todas as responsabilidades', ensina Saade.
Além disso, é importante avaliar quais são as estratégias de retenção da empresa. Para Aidar, isso é essencial para o comprometimento da equipe com o negócio."
Mas a dica mais importante é você saber quais são suas atribuições dentro da empresa pois, por mais que você queira ajudar, não pode fazer tudo sozinho. Mobilizar os demais colaboradores é muito importante para que você tenha uma equipe com quem possa contar.
Até mais!
A Autora
Fonte: Camila Lam, para Exame .com
http://exame.abril.com.br/pme/noticias/4-dicas-para-gerenciar-melhor-crises-na-sua-pequena-empresa?page=1 Acesso em 15/03/2014.
Em comemoração ao Dia Internacional da Mulher publico um escrito publicado no site da nossa federação - FENASSEC - que incentiva a valorização e respeito à nossa profissão:
"PROFISSÃO SECRETÁRIA - ÉTICA E RESPEITO A UM NOME.
Datado da XI dinastia, por volta do ano 1.500 AC, os primeiros registros da profissão, já naquela época, a diferenciavam dos demais trabalhos existentes.
De lá até aqui o percurso longo, repleto de transformações, enfrentou caminhos que se estenderam do ser mulher ao ser profissional, até atingir a maturidade neste final de século.
A necessidade crescente de profissionais que soubessem e pudessem transformar idéias, trazendo-as para o mundo real, através da expressão da palavra escrita ou datilografada, profissionais que materializassem acordos e contratos entre pessoas, empresas e países, cada vez mais se acentuavam.
Enfim profissionais que tivessem a capacidade de unir interesses comuns, dar-lhes um sentido, direção e fecho criativo, após doutores advogados, sábios em economia, engenharia, medicina e tantas outras profissões, discutirem a mesma idéia, jamais poderiam ser encaradas no mundo do trabalho como "iguais".
No início dos anos 80 assumimos, após longo processo de transformação, toda complexidade das nossas "diferenças", iniciando então a luta para termos os mesmos direitos no mundo do trabalho. Até que em 1985, através da Lei 7377, no dia 30 de setembro transformamos o que era cargo ou função em profissão.
De lá para cá o mundo do trabalho não só mudou, mas vem sendo reconstruído sucessiva e continuamente, numa descoberta que parece eterna entre a aplicação do que às vezes é considerado antigo e o que é considerado novo em termos de busca de soluções para os seres humanos criarem condições de adaptabilidade, tanto às novas formas de administração empresarial, como às novas formas de produção e comércio.
Nossa profissão continua seu processo de unir, transformar e trazer idéias para a realidade, através agora da digitação, da Internet e deste mundo conectado que vivemos.
Valorize o que é seu! Valorize e respeite sua profissão!
Leida Borba de Moraes
(Leida Borba foi a presidente da Fenassec no período de 1988 a 2001, quando afastou-se da diretoria para tratamento de saúde, vindo a falecer no dia 16 de março de 2009)."
Feliz Dia Internacional da Mulher!
A Autora
Fonte: http://www.fenassec.com.br/b_osecretariado_profissao_secretariado.html.
Acesso em 08/03/2014.
Em nosso cotidiano dentro da empresa enfrentamos situações desafiadoras, que nos desanimam e nos faz questionar se realmente gostamos do nosso trabalho. Nesse momento nós, Secretários Executivos, precisamos nos lembrar que somos referencial para nossa equipe de colaboradores. O Secretário Executivo, na maioria das vezes, é visto como o líder. Se o líder da equipe se desmotiva, todos os funcionários percebem e podem acabar sendo influenciados por isso.
Claro que existem dias em que não estamos bem, que temos dificuldades, mas devemos tomar cuidado com nossas palavras e ações , para não desmotivar nossa equipe e comprometer o resultado final.
Uma entrevista realizada com Flávia Lippi, especialista em business mentoring e diretora-presidente do Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi (IDHL), para a Revista VOCÊ S/A, Ed. Fevereiro/2014, fala sobre a importância de uma equipe motivada da maneira correta:
"Uma equipe motivada é uma equipe que acredita na construção de uma rede com todas as pessoas que interatuam com a organização. É nas sucessivas comunidades (familiar, escolar, de redes sociais) que aprendemos. Nessas redes, recebemos apoio e orientação para crescer, compartilhando os mesmos valores e objetivos.
Aquilo que realmente dá sentido ao ser humano não se encontra no tangível, no material, mas no intangível, nas ideias, nos valores, nas emoções. Ter uma equipe motivada faz todos acreditarem que o impossível é possível. No fim, todos ganham com isso."
Até mais e bom carnaval para todos!
A Autora
Fonte:
http://exame.abril.com.br/pme/noticias/por-que-sua-empresa-ganha-mais-com-uma-equipe-motivada. Acesso em 01/03/2014.
Saber se comunicar é algo muito importante para o profissional de Secretariado Executivo. E existem momentos para falar de determinados assuntos e existem assuntos que devem ser evitados no ambiente profissional.
O cenário atual do mercado de trabalho incentiva os profissionais a serem verdadeiros, autênticos, pois isso passa confiança para líderes e liderados....mas, como adequar a conversa ao ambiente certo?
Uma pesquisa publicada na revista Você S/A, Editora Abril, traz algumas dicas de como saber se expressar sem passar uma imagem profissional ruim:
"Nos últimos anos, as empresas perceberam que é preciso respeitar a individualidade do profissional, pois as pessoas querem ser elas mesmas no trabalho.
A ideia em voga hoje é que um ambiente saudável permite conversas francas e respeito à opinião do outro. Pesquisas em comportamento indicam que revelar características pessoais, crenças e emoções ajuda a estabelecer vínculos de confiança.
'Profissionais que demonstram autenticidade inspiram confiança e contribuem para o trabalho em equipe', diz lisa Rosh, professora assistente de gestão na escola Sy Syms de administração, da Universidade Yeshiva, em Nova York, que vem estudando a autenticidade no ambiente corporativo.
Apesar da maior abertura, o ambiente de trabalho ainda tem resquícios do passado de ser um lugar avesso a exibições de pessoalidade. Cria-se assim uma confusão: a pessoa quer falar o que pensa e é estimulada a ser autêntica, mas a mesma empresa que incentiva formalmente também reprime tacitamente demonstrações básicas de humanidade.
Qual será a medida certa? Segundo a professora lisa e sua colega Lynn R. Offermann, professora de ciências organizacionais e comunicação da Universidade de Washington, falar demais a respeito de si mesmo pode prejudicar o profissional. A constatação veio de mais de cinco anos de estudo sobre liderança, formação de equipes e habilidades de comunicação.
O prejuízo ocorre quando o profissional revela demais questões íntimas e demonstra sentimentos extremos, como a ira. Segundo Lisa, os profissionais perdem a noção de sinceridade por duas razões.
'Eles não conhecem seus pontos fortes e fracos e não sabem expor ideias adequadamente', diz Lisa. A incapacidade de encontrar essa medida pode trazer consequências para o profissional, que passa a ser visto como uma pessoa impulsiva e pouco confiável. "Ela será a última pessoa que alguém vai procurar para contar algo pelo medo de ter sua história divulgada nos corredores da empresa no dia seguinte", diz Lisa.
É importante ter cuidado ao revelar fatos pessoais. O limite para contar histórias pessoais está relacionado ao cargo que a pessoa ocupa na empresa. Segundo a coach Fattima Motta, sócio-diretora da F&m, de São Paulo, o profissional deve ficar atento para identificar os limites entre trabalho e vida pessoal e distinguir colegas de amigos.
'É preciso ter consciência desses dois papéis', diz. Paulo Schiavon, de 31 anos, diretor de mídia e business intelligence da Iprospect, empresa de marketing digital de São Paulo, costuma abordar questões particulares como forma de aproximar os funcionários. 'Falo de minha família, de como comecei a trabalhar e das dificuldades que já passei', diz Paulo. 'Isso ajuda a motivar meus funcionários e mostrar que sou parecido com eles', afirma.
Segundo paulo, a questão é não confundir autenticidade com ingenuidade. "Ser verdadeiro não signifca falar tudo o que pensa e para qualquer pessoa. Tem de ter filtro", diz. Antes de compartilhar questões pessoais, pergunte se a informação ajudará as pessoas a entender melhor seu pensamento e sua maneira de agir.
- A hora e lugar certos
Outro ponto importante é o lugar. Há empresas abertas e há aquelas em que será preciso observar a intimidade que os funcionários costumam revelar para poder se situar. Geralmente, nas companhias maiores, há mais regras e menos espaço para conversas abertas e pessoais. Mas isso não quer dizer que o profissional deva inventar um personagem de si mesmo para conviver no trabalho.
'Não exagere na impessoalidade nem invente história', afirma Lisa. Segundo ela, isso pode parecer óbvio, mas há muitos casos de executivos que inventam situações ou mudam totalmente de jeito para se ajustar à empresa ou a alguma situação. O importante é entender o ambiente e as pessoas que trabalham lá.
Algumas características negativas, como agressividade, nervosismo e ansiedade devem ser minimizadas no trabalho. 'Se é uma pessoa explosiva em casa, não pode ser assim no trabalho. Isso pode gerar demissão e atrapalhar o trabalho em equipe', afirma Adriana.
Observar o perfil das pessoas com quem você convive também é essencial. Segundo o psiquiatra Carlos Eduardo Carrion, de São Paulo, se estiver lidando com pessoas muito invejosas ou competitivas, compartilhar pensamentos e experiências no escritório pode ser prejudicial.
'Elas podem usar isso contra você em outra oportunidade', afirma. Seja qual for sua personalidade, o segredo está no equilíbrio. É possível se expressar de forma verdadeira e mais próxima de sua personalidade, mas sem se esquecer de que o ambiente corporativo tem regras.
Quando a experiência pessoal é um exemplo que ajuda a melhorar uma situação, dividi-la vale a pena. Se não for esse o caso, guarde a história para a hora do café ou o almoço com os amigos. Seja você mesmo, mas com cautela."
Até mais!
A Autora
Fonte: Caroline Marino, para Você S/A, ed. Fevereiro/2014. Publicado em: http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/188/noticias/a-dose-certa-de-informacao?page=2. Acesso em 21/02/2014.
No último dia 10 de Fevereiro as aulas da Universidade Federal do Ceará-UFC retornaram. E esse fato me trouxe uma reflexão: Os futuros profissionais sabem a importância de escolher o seu curso? Pensei nisso porque muitos estudantes escolhem o curso sem se dar conta que essa será sua carreira, seu futuro. Mesmo que ele perceba, depois, que não é bem aquilo que ele queria, inicialmente é com essa profissão que ele vai atuar no mercado de trabalho.
É muito importante, também, que o estudante, após escolher uma profissão, se especialize nela. E as escolhas dos cursos de especialização são importantes, pois vão agregar valor ao profissional. Muitos profissionais procuram fazer cursos que não tem muita relação com sua carreira, somente por gostarem de determinada área abordada ou pela temática que o curso trata. Claro que todo curso é importante, agrega determinado valor, mas alguns são mais essenciais.
Uma matéria publicada na Revista VOCÊ S/A, Editora Abril, define bem esse assunto:
"Muitos profissionais planejam a carreira de acordo com suas afinidades. Desde o curso de graduação até as áreas em que se especializam dentro da empresa, passando pelas tarefas do dia a dia, é interessante perceber que as pessoas se dedicam mais ao que consideram fácil e prazeroso. Não há nada de errado nesse comportamento, mas o preocupante é quando ele passa a definir todos os passos que um profissional dá na carreira.
Da mesma forma em que uma criança em idade escolar precisa estudar diferentes disciplinas como português, matemática e ciências, o profissional deve entender que há atividades e aprendizados necessários, mesmo sendo difíceis ou considerados “chatos”. Um exemplo simples é o inglês. Há quem alegue não gostar de estudar línguas, perdendo tempo e dinheiro investindo em outras atividades que não necessariamente seriam valorizadas em sua carreira.
Crescimento e desenvolvimento profissional requerem sacrifícios. Vale a pena tentar enxergar a longo prazo e entender que o aprendizado também vem dos momentos difíceis ou pouco prazerosos. Saber identificar que o que queremos é muitas vezes diferente do que precisamos pode ser decisivo para o sucesso na carreira."
Por isso, você que está começando seu curso agora ou já está graduado e inserido no mercado de trabalho, procure cursos que venham a valorizar sua carreira. Dessa forma você poderá aproveitar muito mais oportunidades.
Até mais!
A Autora
Fonte: Matéria publicada por Fernando Mantovani, para Você S/A online: http://exame.abril.com.br/rede-de-blogs/sua-carreira-sua-gestao/2014/02/12/o-que-voce-quer-x-o-que-voce-precisa/. Acesso em 16/02/2014.
