Primeiro, gostaria de desejar à todos os leitores um Feliz 2016, que seja de muito sucesso e boas realizações, não só profissionais, mas também pessoais.
Inicio o ano de 2016 "batendo em uma tecla antiga": O Bullying no trabalho.
Resolvi voltar à esse assunto após ouvir, na volta do trabalho para casa, uma campanha no rádio incentivando as denúncias de assédio moral no trabalho. Consegui encontrar o vídeo da campanha, realizada pelo Ministério do Trabalho da cidade de São Paulo, e segue abaixo o link, para que vocês possam compreender melhor:
https://www.youtube.com/watch?v=ZSBY9mPhMw4
Infelizmente, ainda se fazem necessárias campanhas de incentivo à denúncias contra esse tipo de abuso. Abaixo segue uma matéria, publicada pela revista Você S/A, Edição de Janeiro/2016, sobre esse tema que estamos conversando:
"A consultoria de recrutamento executivo Robert Half fez uma pesquisa nos Estados Unidos para descobrir se os americanos estavam enfrentando problemas de bullying no trabalho. Eles descobriram que 35% dos empregados entrevistados sofreram assédio e 13% se demitiram porque não aguentavam mais o problema. A saída, para a maioria dos pesquisados, é conversar com o chefe: 27% falaram com os líderes sobre o assunto. E poucas pessoas tiveram coragem de enfrentar o agressor pessoalmente: somente 32% adotou essa postura.
Lucas Nogueira, gerente sênior da Robert Half em São Paulo, comentou a pesquisa com a VOCÊ S/A.
1 . O que caracteriza o bullying no trabalho?
De maneira geral, o bullying se caracteriza por agressões intencionais, sejam verbais ou físicas, feitas de maneira recorrente. No mundo corporativo, as situações mais comuns são a humilhação e intimidação.
2 . Como se proteger?
A proteção deve ser uma iniciativa de todos os possíveis envolvidos. O ideal é que a empresa exponha claramente quais são suas políticas em relação ao bullying, listando, inclusive, possíveis punições ao agressor e alternativas de comunicação das agressões por parte do agredido, além de reforçar, na teoria e na prática, a importância do trabalho em grupo. O gestor, por sua vez, deve estar atento a tratamentos desnecessários e inadequados entre os membros de sua equipe. E, claro, a recomendação é que o agredido exponha seu incomodo de maneira clara, seja ao agressor, ao gestor ou ao departamento de RH da empresa.
3 . A realidade no Brasil é diferente da americana?
No Brasil, as discussões sobre o tema bullying ainda são relativamente recentes, mas têm ganhado força porque as vítimas têm tido cada vez mais coragem de expor seus casos."
Se você se sente vítima desse tipo de abuso, procure o ministério do trabalho e denuncie. Gestor, policie-se e crie um vínculo de confiança entre seus colaboradores, encorajando-os a falar, expressar-se, quando não estiverem sentindo-se bem com relação à alguma situação. Se cada um fizer a sua parte essa prática se tornará extinta... pelo menos na sua empresa!
Até mais!
A Autora.
Fonte: Matéria de Eliza Tozzi, publicada na Revista Você S/A:
http://vocesa.uol.com.br/noticias/carreira/o-perigo-do-bullying-no-trabalho.phtml#.VpCfDrYrJkh . Acesso em 11/01/2016.
A equipe do Blog deseja aos parceiros e leitores um Feliz Natal e boas festas de final de ano! Que o ano de 2016 seja repleto de saúde, sucesso e boas realizações.
Nesse ano firmamos novas parcerias e estivemos em eventos importantes, reforçando nossa participação na classe secretarial.
Que em 2016 a representatividade dos Secretários Executivos continue sendo reconhecida e que possamos ganhar mais autonomia nas organizações.
Feliz Natal e Boas Festas!
O mês de Dezembro chegou e, com ele, a correria no escritório: Contas que precisam ser analisadas, reuniões, decisões a serem tomadas e documentos a serem atualizados. Tudo isso em 15 dias úteis, para as empresas que costumam ter recesso. Os funcionários tendem a deixar tudo para a última semana e para nós, Secretários, isso é um grande desafio. Então, sempre temos a brilhante ideia de tentar fazem várias coisas ao mesmo tempo e ser "Multitarefa". Porém, sem organização e gestão do tempo, isso acaba se tornando uma grande armadilha, pois além de ser mais desgastante, nos deixa a sensação de ineficiência, mesmo ficando depois do nosso horário normal de trabalho. Porém, agindo da forma correta, conseguimos dar conta de tudo. A matéria a seguir nos mostra a forma correta de conseguir dar conta de tudo no devido tempo:
"Qual a solução para dar conta de todas as tarefas de maneira eficiente? Não existe milagre, apenas investimento em organização e concentração.
O primeiro passo é a consciência de que o descontrole sobre as atividades só atrapalha os resultados. O segundo passo é combater a distração, um desafio que fica mais complexo à medida que o mundo se torna mais conectado. Alternar continuamente a atenção entre várias tarefas prejudica a memória e o raciocínio, o que leva à queda de desempenho.
A sensação de sobrecarga já começa a despertar em muita gente a vontade de viver uma vida menos caótica, mais organizada e produtiva. Segundo um relatório de tendências para 2015, feito pela agência Box 1824, de São Paulo, uma crescente maioria se convence de que é impraticável levar uma vida tão conectada.
Nesse cenário, surge um contramovimento batizado de "quiet bliss", algo como “felicidade silenciosa”, que prega que façamos apenas uma atividade por vez.
Para os defensores do movimento, aspectos como viver o momento sem registrá-lo (nada de selfies nas férias ou de assistir a um show pela tela do smartphone em vez de olhar para o palco), deixar a internet desligada por alguns períodos, parar de encavalar afazeres e encontrar tempo para o ócio são fundamentais.
Isso se aplica, logicamente, ao espaço do trabalho. “De maneira inconsciente, muita gente acha que não merece ter tempo para o descanso”, diz Brigid Schulte, jornalista americana que escreve para o periódico The Washington Post e é autora do livro Overwhelmed: Work, Love, and Play When No One Has the Time (“Sobrecarregados: trabalho, amor e diversão quando ninguém tem tempo”, numa tradução livre, ainda sem edição no Brasil). “Mas esses períodos são fundamentais para pensar sobre o que importa para você, onde você está, para onde está indo e como está gastando seu tempo.”
Quem consegue organizar os horários para ter tempo livre consegue organizar o tempo para trabalhar melhor. Esse é o desafio. E é importante saber dosar quando já trabalhou o suficiente.
Para isso, o consultor americano Stephen Lynch, especialista em produtividade, propõe três questionamentos: quantas horas você trabalha em média por semana? Você é capaz de se desligar completamente do trabalho um dia por semana? Como você tem melhorado a produtividade das horas que gasta trabalhando? Mudar as respostas a essas perguntas é o caminho para dar conta de tudo e ter uma vida melhor — dentro e fora do escritório."
Mude seus hábitos nesse final de ano e se permita viver momentos mais agradáveis com sua família, amigos e pessoas que você gosta. Aproveite, também, para tirar um momento só para você: Reflita, pense no que você realizou no ano, o que conseguiu conquistar e o que não deu certo.
Que esse final de ano seja de tranquilidade e momentos felizes!!!
Abraços!!!
A Autora.
Fonte: Matéria publicada por Anna Carolina Rodrigues, da Revista Você S/A: http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/noticias/multitarefa-e-mito-veja-como-se-organizar-para-ser-eficiente. Acesso em 03/12/2015.
O mês de novembro é marcante por vários motivos: Percebemos que o ano está acabando, então temos que correr com as documentações e contas do ano que precisam ser fechadas...e para empresas que entram em recesso, o mês de Dezembro é o mais apertado, por isso não dá pra deixar tudo pra última hora, do último dia. Mas, vamos falar da atividade mais planejada e esperada do momento, que é a festa de confraternização da empresa. Para nós, profissionais que atuam diretamente no planejamento e organização desse evento, é tempo de cotar orçamentos diversos de: Contratação do espaço, banda/DJ, buffet, brindes, amigo secreto..tudo isso, e ainda dar conta das nossas atividades rotineiras e urgentes.
Mas se tudo for tratado com a devida antecedência, essa se torna uma tarefa até divertida de se fazer. Claro que, como toda organização de eventos, existe o estresse com fornecedor, algum funcionário insatisfeito, algo que não sai como esperado, mas isso faz parte. É sempre importante ter em mente que tudo sairá da melhor forma possível, nunca será perfeito. Para quem está enfrentando esse momento de organizar a festa de confraternização da empresa, seguem algumas dicas do SEBRAE :
O importante é manter a calma e fazer tudo com paciência e pensando no coletivo, afinal, é a festa dos funcionários!
E pra você que gosta dessa área e quer se aperfeiçoar, o SENAC oferece o curso de Organização de eventos (o link abaixo é do SENAC CE, procure o SENAC da sua cidade e verifique se esse curso está disponível):
http://cursos.ce.senac.br/buscar?codCidade=1&q=eventos
Boa festa!
A Autora
Fonte SEBRAE:
http://www.boletimdoempreendedor.com.br/boletim.aspx?codBoletim=119_Como_planejar_sua_confraternizacao_de_fim_de_ano
Acesso em: 19/11/2015
Daqui a um mês completarei um ano de empresa e a reflexão que faço no editorial desse mês é: "Como manter-se no emprego, no primeiro ano de empresa?"
Faço essa reflexão pois o primeiro ano em uma empresa é decisivo: Existe a superação dos desafios pessoais, a necessidade de adaptar-se em uma nova cultura organizacional, a adaptação com as novas atividades inerentes à função, as novas atividades nunca antes realizadas...tudo deve ser levado em conta e é decisivo no primeiro ano em uma empresa.
Lembro-me do nervosismo inicial, o medo de não entregar resultados satisfatórios, embora você saiba que é um profissional qualificado para a função, existe a ansiedade do risco de não cumprir as metas estabelecidas pela empresa.
2015 está mostrando ser um ano em que a crise financeira (ou política, como alguns estudiosos definem) está agravando a situação de desemprego da sociedade, e isso faz com que manter-se no emprego atual seja um desafio a ser superado. As empresas que estão cortando custos terão que valorizar os profissionais mais bem preparados e que sabem trabalhar melhor, com eficiência. Ser um profissional com diferencial e proatividade é o que define se esse profissional fica ou não na empresa que está enxugando seu quadro de funcionários. E para o profissional em seu primeiro ano de empresa é crucial que seja visualizado pela gestão o seu potencial e eficiência, pois se a empresa não identifica no profissional a qualidade e capacidade de crescimento, não o mantém na sua folha de pagamento, e isso acontece principalmente nas médias e grandes organizações de lucro privado.
Bom, eu avalio meu primeiro ano de empresa como um ano de muito aprendizado, bom relacionamento interpessoal e bons resultados. Considerando que a empresa em que trabalho é uma multinacional, acredito que ainda tenho muito a aprender ainda!
O que digo para quem, assim como eu, está em seu primeiro ano é: Não desista diante das dificuldades em se adaptar à nova realidade e não deixe que o estresse rotineiro o impreça de seguir em frente. Procure se relacionar bem com os demais funcionários e, não importa o que aconteça, mantenha o foco nas suas atividades e na entrega do seu resultado, no alcance da sua meta. Você é a única pessoa que pode atrapalhar ou contribuir com o seu próprio crescimento.
E mais: Foco, Força e Fé!!!
A Autora
Algumas vezes acontece de sentirmos que nossa empresa precisa de inovação e energia, que precisa de uma "injeção de ânimo e ideias". Que tal, então, sugerir ao gestor que seja feito um "Brainstorming"? A expressão, que significa " tempestade cerebral ou tempestade de ideias" É uma expressão inglesa formada pela junção das palavras "brain", que significa cérebro, intelecto e "storm", que significa tempestade.
Essa expressão é mais comum em agências de Publicidade, porém é um trabalho que pode ser realizado em qualquer empresa e que pode ajudar, e muito, a resolver os problemas mais difíceis que surgirem.
Mas, como organizar um "Brainstorming" eficiente? No texto a seguir, publicado na Revista Você S/A traz algumas dicas para ajudá-lo(a) a organizar e conduzir essa reunião:
"Toda vez que surge durante o trabalho a necessidade de pensar no futuro da empresa ou de abrir novas frentes de negócio, sempre aparece alguém para sugerir um brainstorming, aquela reunião de trabalho em que as ideias devem fluir livremente e sem compromisso para que a inovação possa emergir.
Hoje, aprimorado, o brainstorming ganhou uma 'dose de racionalidade', segundo o professor Ralph Keeney, da Universidade Duke, nos Estados Unidos, que propõe um processo mais eficiente. Antes da reunião, todo mundo deve se preparar. '
Dar aos participantes apenas uma visão geral sobre o tópico não funciona. O professor acredita que os objetivos da resolução do problema devem ser explicitados antes que se pense em alguma alternativa viável. 'É preciso ter clareza sobre o que será discutido', diz Ralph.
Em segundo lugar, é preciso evitar conclusões precipitadas: 'Os participantes podem ancorar seu pensamento em ideias que estão sendo apresentadas e desconsiderar alternativas importantes', diz Ralph. A seguir, confira as novas técnicas de brainstorming e orientações sobre o tema.
Comece com o problema.
Toda reunião deve começar com a definição clara do problema. Ela determina o propósito do brainstorming. Ao longo do encontro, as pessoas devem se ater a esse assunto sem perder o foco.
Quem e para quê?
Antes de começar, tenha certeza de que o grupo tem conhecimento profundo sobre as necessidades dos interessados em encontrar uma solução. Essa é uma das mudanças do novo modelo: saber exatamente quais são os objetivos.
Isso pode ser feito por meio de pesquisa primária, como a experiência vivenciada na consultoria americana 'Jump', com sede em San Mateo, na Califórnia, que desloca o funcionário para passar um tempo com a pessoa ou a empresa que enfrenta o problema.
Ambiente favorável.
Garanta que as pessoas se sintam confortáveis no local em que o brainstorming será realizado. Considere, até, conduzir o processo fora do contexto do ambiente de trabalho — isso pode levar as pessoas a pensar de maneira diferente.
Inspire-se!
Minutos antes do início, é importante orientar os participantes a 'alimentar a mente'. Revisar tudo o que se sabe sobre o problema ou ler um estudo de caso sobre a solução. O intuito é inspirar.
Ideias nascem na mente!
Grupos não têm mente. Portanto, antes de iniciar, é interessante que cada participante desenvolva suas próprias propostas para o problema — e que sejam anotadas e registradas. Pode-se, por exemplo, instigar os participantes a pensar sobre alternativas para cada objetivo do brainstorming, pedindo que eles indiquem qual é a melhor delas.
Discussão coletiva.
Para evitar que uma ou duas pessoas dominem a conversa, deixando ideias de lado, a recomendação é que sejam usadas todas as anotações dos participantes envolvidos, feitas na etapa anterior. 'Isso garante que ninguém fique sem voz', diz o professor Ralph Keeney.
Outra ideia é que o moderador do brainstorming nunca deixe uma pessoa apresentar todas as suas alternativas de uma vez. Ele deve circular perguntando se há alguma sugestão que não foi discutida, para que todos participem.
Abra a torneira de ideias.
Quantidade produz qualidade. É preciso acumular o máximo de ideias para que se possa descartar as ruins e medianas e ficar com as boas.
Ideias selvagens.
Não faça julgamentos (principalmente precipitados) sobre as ideias que forem apresentadas pelo grupo. O julgamento tende a interromper o fluxo da criação. Isso deve, aliás, ser recomendado no início do processo.
A técnica deve permitir a fluência total de ideias, com bom humor, nada de críticas ou julgamentos sarcásticos sobre a sugestão do vizinho. Não pode haver censura: alguém estimula a todos e anota as pérolas (e as abobrinhas também)."
Com essas dicas você pode sugerir que seu gestor realize o Brainstorming pelo menos uma vez por bimestre, até para fortalecer o hábito de coletividade da equipe.
Até mais!
A Autora
Fonte: Texto publicado por Beatriz Rey, para a Revista Você S/A, Ed. Junho 2015: http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/181/noticias/como-fazer-um-brainstorming-eficiente. Acesso em 21/10/2015.
Somos os profissionais que resolvem as urgências, que executam as atividades ditas "pra ontem" e temos uma rotina muito agitada. Porém, só é assim porque somos capacitados e qualificados para estar nessa posição.
Ocupamos cargo de confiança e à nós é atribuída toda discrição e eficiência.
Quantos de nós já ouviu do chefe ou dos funcionários: "Secretária(o), só você pode fazer isso por mim!" Mas, ouvimos isso não à toa, mas sim porque temos nosso bom trabalho reconhecido e lembrado por todos. Concentramos, em nosso setor, toda sorte de documentos e responsabilidades, tanto nossas quanto dos nossos chefes. Executamos diversas atividades e presenciamos as mais diversas situações em nosso cotidiano, porém, sempre procuramos manter a calma e o controle.
O dia de hoje é também um chamado à luta, pela criação do nosso conselho e por uma maior valorização da nossa profissão, para que haja uma maior exigência nos setores de Recursos Humanos em ter como requisito o nível superior em Secretariado para as vagas inerentes à nossa função.
Lutamos, também, por maiores opções de cursos de qualificação para nossa área e para que os profissionais busquem esses cursos e busquem se qualificar cada vez mais.
Nós que fazemos o Blog Secretariado Executivo InFoco parabenizamos à todos os Profissionais de Secretariado pelo seu dia!
Um grande Abraço!
Equipe do Blog
