Continuação da pesquisa publicada por Márcia Kedouk, para revista VOCÊ S/A, ed. Abril/2014:
3. Saiba engajar
"A terceira estratégia é reunir profissionais em torno de uma causa comum. Dividir tarefas e garantir coesão entre o objetivo de cada um do grupo leva à conclusão mais rápida de um projeto. Chade-Meng, do Google, aproveitou 20% de seu tempo no trabalho para desenvolver o programa de treinamento na companhia de profissionais como o psicólogo Daniel Goleman, autor de Inteligência Emocional (1996) e Foco (2013), de quem é amigo, de um mestre zen-budista e de um cientista da Universidade Stanford.
'A produtividade é fruto de três coisas: criatividade para buscar soluções em situações difíceis e conseguir o engajamento das pessoas; coragem para enfrentar o medo de fazer e errar; e propósito, que mantém você focado em uma missão', diz Pedro, que abriu uma empresa, a +D Design com Propósito, para gerir esse e outros projetos na área social.
4. Reforce o seu desempenho
De fato, a educação explica parte da estagnação da produtividade brasileira. De 2000 a 2012, o PIB per capita subiu 29,4% — no mesmo período, a produtividade média do trabalhador, que é a relação entre o PIB e a população ocupada no país, subiu apenas 19%, aponta um estudo do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea).
'Houve um breve período de crescimento de 2000 a 2008. Mas, como caiu muito nos anos 80, esse aumento posterior não foi suficiente para a recuperação', afirma Fernanda de Negri, diretora do Ipea. Na década de 80, a produtividade nos países desenvolvidos era 180% maior do que a brasileira.Hoje, é 300% maior. 'Fizemos uma pesquisa com 500 empresas brasileiras para que apontassem os obstáculos para o crescimento. Para 70% delas, a principal questão é a falta de qualificação da mão de obra', diz Fernanda. 'Mas não basta apenas ter uma formação.É preciso se especializar naquilo que o mercado necessita', afirma Diana Coutinho, diretora de projetos da Secretaria de Assuntos Estratégicos da Presidência da República.
Não só porque profissionais bem preparados tendem a executar as tarefas com mais facilidade mas também porque costumam conquistar mais autonomia, fundamental para quem deseja ter controle sobre as horas dedicadas à empresa."
Continua na próxima atualização.
A Autora
Fonte: Márcia Kedouk, para revista VOCÊ S/A, ed. Abril/2014.
http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/190/noticias/trabalhe-menos-e-produza-mais?page=1 Acesso em 28/04/2014.
Continuação da pesquisa publicada por Márcia Kedouk, para revista VOCÊ S/A, ed. Abril/2014:
"2. Crie um método
Outra questão fundamental é que todos nós temos um ritmo biológico, chamado de ciclo circadiano. Alguns produzem melhor pela manhã, outros à tarde ou à noite. Evidentemente, não dá para escolher em qual turno trabalhar, mas é possível planejar as tarefas mais difíceis ou complexas para o período em que você rende mais.E, nessas horas, é útil ter um método que o ajude a desligar os gatilhos da distração, como desativar mensagens de aviso que aparecem na tela do computador a cada e-mail que chega e fechar janelas do navegador de internet, principalmente as das redes sociais.
As estratégias encontradas por Fábio Serra, de 28 anos, gerente de tecnologia da DP6, empresa de marketing digital em São Paulo, fizeram com que ele reduzisse a jornada de 12 horas diárias para 8. Ele só lê e-mails duas vezes por dia — pela manhã e depois do almoço — e avisa colegas e clientes que as reuniões devem começar no horário, ser objetivas e durar no máximo meia hora.
Se elas estão marcadas no fim do expediente, precisam terminar antes das 17 horas, a tempo de ele pegar o ônibus fretado a caminho de Jundiaí, a 57 quilômetros da capital paulista, onde mora com a esposa. Para não correr o risco de perder mensagens importantes, Fábio usa filtros na caixa de correio para direcioná-las a uma pasta com nível de prioridade.
'O sistema está configurado para entender um e-mail interno e endereçado para várias pessoas como prioridade normal, já que mais gente verá e poderá dar andamento. Se é de um cliente externo e está direcionado apenas para mim, significa que depende da minha leitura para alguma providência — então, é urgente.Nesse caso, recebo um aviso no celular e posso entrar para ler.' Por incrível que pareça, o engenheiro de dados não se dá bem com aplicativos de produtividade.
'Já testei vários, mas prefiro usar a agenda e o calendário do smartphone integrados com o computador e compartilhados com a empresa.' Portanto, ser mais produtivo passa pela necessidade de prestar atenção nos fatores que causam desperdício de horas e comunicar regras. 'No começo, as pessoas estranham. Depois, se acostumam', afirma Fábio."
Continua na próxima atualização.
A Autora
Fonte: Márcia Kedouk, para revista VOCÊ S/A, ed. Abril/2014.
http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/190/noticias/trabalhe-menos-e-produza-mais?page=1 Acesso em 22/04/2014.
O mercado de trabalho atual gira em torno de uma rotina que exige alta produtividade, o que ocasiona uma maior dedicação às demandas corporativas. Essa rotina empresarial afeta diretamente não só aos Executivos, mas todos os colaboradores da empresa, do núcleo estratégico ao operacional e, principalmente, afeta nossa rotina de Secretários Executivos.
Tendo em vista essa observação, o Blog irá publicar, a partir de hoje, em partes, uma pesquisa que nos alertam para essa realidade em nosso local de trabalho e com isso poderemos identificar e lidar com as situações decorrentes dessa realidade. Essa pesquisa foi publicada por Márcia Kedouk, para revista VOCÊ S/A, ed. Abril/2014:
"Em algum momento da vida corporativa, a ideia de que trabalhar muitas horas significa produzir na mesma medida virou uma verdade inquestionável. A justificativa é boa: vivemos na era da urgência, do fazer mais com menos, e aprendemos que chegar tarde em casa e passar os fins de semana ligados à empresa, mesmo que apenas mentalmente, é o preço que se paga por uma carreira bem-sucedida.
Mito. As últimas pesquisas científicas mostram que o cérebro precisa de descanso para ser mais eficiente. E a experiência comprova que dá para trabalhar menos e chegar a resultados melhores. 'A produtividade sempre foi uma questão importante no ambiente de trabalho', afirma em entrevista a VOCÊ S/A a cientista americana Jennifer Deal, pesquisadora da área de liderança corporativa e conflito de gerações da Universidade do Sul da Califórnia e da consultoria Center for Creative Leadership, nos Estados Unidos.
'A diferença é que, ultimamente, a perda de tempo virou uma questão endêmica nas organizações. Gastam-se horas em reuniões, distrações e processos mal definidos', diz Jennifer, que, para mudar esse quadro, sugere que as pessoas repensem as próprias atitudes e descubram como podem contribuir para uma jornada mais eficiente, que no fim do mês pode, sim, significar trabalhar menos. São elas:
1. Treine o Foco
Quando um engenheiro cético e racional cria um programa corporativo voltado para o autoconhecimento, vira guru na multinacional em que trabalha e cativa personalidades como Dalai Lama, Barack Obama, Jimmy Carter e Al Gore, é porque ali existe algo diferente.
O engenheiro é Chade-Meng Tan, do Google nos Estados Unidos, e a façanha dele foi trazer para o cotidiano da empresa, em 2007, uma prática que para muitos parecia estar reservada aos iniciados: meditar. O programa de ChadeMeng fez tanto sucesso que virou livro em 2012, lançado em fevereiro deste ano no Brasil com o título Busque Dentro de Você (Editora Novas Ideias).
Passamos os últimos anos ouvindo que ser multitarefa era uma das qualidades mais desejadas em um profissional eficaz, até que a ciência desafinou esse discurso. Pesquisas mostram que fazer mais de uma atividade por vez pode diminuir a capacidade cerebral em até 40%.E que manter a concentração aumenta a qualidade do que é produzido e reduz a quantidade de horas necessárias para a conclusão de cada projeto. Parece simples de resolver, mas monopolizar a atenção em tempos de conexão máxima é um desafio. O que Chade-Meng propõe são pequenos intervalos com exercícios simples de meditação, que podem ser feitos até mesmo na mesa do escritório. Com a prática, o foco vira um hábito.
'Meditar aciona o córtex pré-frontal, região cerebral que processa a força de vontade. Quanto mais estímulos nessa área, mais capacidade produtiva você vai ter', diz Chade-Meng. 'O cérebro trabalha em ciclos de 90 minutos e requer intervalos de 10 minutos.' Essas paradas não podem ser preenchidas com outras tarefas ou com um passeio pelas redes sociais. Para funcionar, é preciso mudar o foco de atenção. É possível conseguir um efeito semelhante ao da meditação olhando a paisagem da janela do escritório.'Sem descanso, os neurônios são privados da quantidade ideal de oxigênio, o metabolismo desacelera e a produtividade cai', afirma o psiquiatra e consultor organizacional Frederico Porto, de Belo Horizonte. É por isso que quem passa muitas horas no trabalho tende a compensar a falta de descanso com açúcares e outros carboidratos e tomando café para ter mais energia. Essa é uma saída de curto prazo.Os efeitos desses alimentos no organismo são como os das drogas: primeiro eles jogam você lá em cima, depois entram em queda, fazendo subir sua vontade pelo próximo lanchinho. Resultado: nova lentidão no sistema e nova interrupção para turbinar o cérebro mais uma vez."
Continua na próxima atualização.
A Autora
Fonte: Márcia Kedouk, para revista VOCÊ S/A, ed. Abril/2014.
http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/190/noticias/trabalhe-menos-e-produza-mais?page=1 Acesso em 15/04/2014.
Prezados Leitores,
O Blog "Secretariado Executivo InFoco" completou seis meses de existência no mês de Março e eu agradeço à todos que, semanalmente, dedicam seu tempo aos editoriais publicados. Então, gostaria muito de saber a sua satisfação com o Blog: Peço que responda à pesquisa e contribua com sua opinião para a melhoria do Blog. Agradeço a sua participação!
https://pt.surveymonkey.com/s/VZS5757
Existe em toda organização, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, aqueles colaboradores que gostam muito de estar, segundo eles mesmos definem, "muito bem informados" sobre todos os acontecimentos da empresa. Muitas vezes esses colaboradores "bem informados" gostam de compartilhar o que sabem (ou pensam saber) com os demais colegas e, em muitos casos, a primeira pessoa que eles procuram é o Secretário(a).
O editorial dessa semana traz uma pesquisa com 05 maneiras de fugir dessas "informações extraoficiais" ou, como conhecemos no cotidiano, as "fofocas":
"Elas podem até parecer inofensivas, mas fofocas comprometem a imagem profissional em níveis maiores do que muita gente imagina, além de tornar tóxico o ambiente de trabalho.
O casal que se formou no trabalho, o novo chefe que vai chegar, a vida pessoal de um colaborador que vai mal, o próximo na lista de demissões, os motivos escusos que levaram o analista da sala ao lado ao posto de gerente.
Se o seu passatempo preferido no trabalho é espalhar informações não oficiais sobre a empresa e a vida alheia, atenção! Você já pode estar taxado como o fofoqueiro do escritório. E isso não é nada bom para a sua carreira.
'Todo mundo sabe quem é o fofoqueiro. E essas pessoas não são bem vistas e perdem a credibilidade', diz a consultora Marisol Camarinha, do Great Group.
Para quem quer fugir deste tipo de comportamento, a consultora recomenda 5 atitudes bem radicais, diga-se de passagem. Confira e faça os ajustes que considerar necessários na sua postura profissional:
1. Não ouvir
Controle a curiosidade em ouvir a mais recente fofoca que começa a circular no escritório. 'Quando ouvimos algo ficamos logo tentados a passar adiante, nem que seja para dizer que não concordamos', diz Marisol.
Segundo a consultora, ao menor sinal da frase clássica 'está sabendo da última' seja objetivo. 'se seu melhor sorriso e responda que não quer saber', recomenda.
Radical demais? Para quem não se sente à vontade, o coach Homero Reis recomenda um comportamento mais brando.
'Toda ação radical pode até resolver um problema, mas pode criar problemas maiores. Nesse caso corta-se a fofoca, mas perde-se a amizade', diz.
'Se o ouvinte é capaz de fazer perguntas poderosas que indiquem que o que o colega está falando não se sustenta, ela vai contribuir para o desenvolvimento desta pessoa', diz.
Portanto, se a pessoa que vem transmitir a fofoca é alguém com que você quer manter o bom relacionamento, ouça, mas tente mostrar - a partir de perguntas - que trata-se menos de uma verdade e mais uma impressão, recomenda Reis.
2. Não revele
Optou por ouvir o fofoqueiro?. Quebre o ciclo e não retransmita a fofoca para os outros colegas. As 3 peneiras (cuja a ideia é atribuída ao filósofo grego Sócrates) são ótimos balizadores na hora de decidir se vale ou não repassar uma informação, segundo Marisol.
'Só fale ao outro aquilo que for bom, útil e necessário. Se o assunto não passa por estas peneiras, guarde para você', recomenda.
3. Não seja o difusor de informações que podem virar fofoca
Muitas vezes, em razão da sua posição na empresa, as notícias chegam. Não seja você o difusor de uma informação que pode se transformar no 'zum-zum-zum' do dia. O mesmo vale quando se é testemunha de um fato. Não conte o que viu, não crie terreno fértil para a fofoca.
4. Não se omita
Nem sempre isso é possível. E é preciso coragem e ousadia para não ser omisso e esclarecer a fofoca diretamente com o seu alvo. 'Procure a pessoa e abra o jogo, com respeito', diz a consultora.
Não é preciso revelar ao alvo quem é o fofoqueiro de plantão, mas ao contar que ficou sabendo de uma fofoca que a envolvia e que gostaria de esclarecer o fato, a chance é grande de ganhar um novo aliado.
5. Não se comprometa
A tática radical recomendada por Marisol é responder a perguntas com outras perguntas. Ao ser inquirido sobre o que aconteceu em uma reunião que já está sendo tema das fofocas de corredor, pergunte: 'Por que você quer saber?'.
Se ele responder, 'por nada', então lhe diga, 'então, não há porque saber'. Se o fato de já haver comentários for o motivo do interesse a melhor resposta, diz Marisol, é responder: 'um bom motivo para ficarmos calados, pois comentários não são bons para a reputação de ninguém'
A melhor estratégia nessas situações é não se envolver. Será bom para você e para a empresa.
Até mais !
A Autora
Artigo publicado por Camila Pati no site exame.com
http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/5-taticas-radicais-de-cortar-a-fofoca-pela-raiz-no-trabalho
Acesso em 29/03/2014
Nossa rotina é muito agitada. E muitas vezes quando precisamos nos
concentrar em algum determinado trabalho, sempre aparece essa ou aquela
demanda que no tira do foco da tarefa que estávamos fazendo.
Uma pesquisa publicada na Revista Você S/A, Ed. Abril, Março/2014 dá
dicas de ferramentas online para você não perder o foco em alguns momentos do dia-a-dia:
"Conversas paralelas, telefones tocando sem parar, alertas incessantes no
Facebook e dezenas de novos tweets subindo de hora em hora na timeline.
É praticamente impossível manter a concentração no trabalho com tudo isso
rolando.
Mas o segredo do seu foco está mais próximo do seu alcance do que você
possa imagina. Existem diversas ferramentas online que foram criadas
exatamente para isso.
Selecionamos oito opções que podem fazer a diferença no seu dia a dia...
1. Your meditation timer
Esta ferramenta permite programar intervalos de meditação anunciados por
toques de sinos tibetano, ondas sonoras... Os alertas podem te ajudar a
sair do mundo paralelo da distração e a recuperar o foco. Além disso, ela
funciona como aliada naqueles momentos difíceis pós-reunião. Programe nem
que seja um minutinho de meditação e tente relaxar!
2. SmartBreak
Sabe aqueles momentos em que você se encontra apertando ALT + TAB sem
parar na esperança de saber por onde começar? É aí que entra o
SmartBreak! Ele possibilita a programação de um intervalo de descanso,
embalado por uma música de seu arquivo e até apaga parcialmente o monitor
para que você recupere o foco – e as forças – para voltar a trabalhar. A
versão para MAC é o Timeout.
3. StayFocused
Este app do Google Chrome ajuda a restringir com bloqueios temporários o
tempo gasto em sites que tomam muito a sua atenção. Ele é tão útil que se
você for tentar dar uma escapadinha para alguma página que está com
acesso restrito vai dar de cara com a seguinte mensagem: “Você não
deveria estar trabalhando?”.
4. Anti-social
O próprio nome já explica a funcionalidade desta ferramenta. Ela bloqueia
os sites que fazem você perder tempo durante os minutos que precisar. Vai
te fazer trabalhar com certeza! Ela permite até que sejam feitas
programações semanais de bloqueio. Mas para usá-la é preciso pagar 15
dólares por 60 dias de uso.
5. Now Do This
O Now Do This funciona como uma lista online para que você registre todas
as tarefas que precisa cumprir ao longo do dia. A maneira que cada uma
for concluída, confirme e siga para a próxima que aparecer na tela. Só
considere abrir uma aba de entretenimento quando tiver finalizado tudo!
6. OMMWRITER
Para quem trabalha produzindo texto, o OMMWRITER é fantástico. Ele
preenche todo o monitor com um background suave, disponibiliza músicas
instrumentais relaxantes e deixa toda a sua atenção voltada para o que
está sendo escrito. Terminado o trabalho é só fazer um download do
documento e pronto!
7. Noisli
Já o Noisli é perfeito para quem não se concentra em meio às conversas do
escritório e também não consegue produzir ouvindo música. Ele disponibiliza sons da natureza super agradáveis – vento, chuva, folhas caindo, onda do mar –, que inclusive ajudam a relaxar. E assim como o OMMWRITER, também possui uma página para a produção de texto sem qualquer interferência.
8. Focus ME
Com esta ferramenta, a ideia é liberar apenas as páginas que você realmente precisa para trabalhar em qualquer navegador. O restante fica todo bloqueado. E se são algumas horas específicas do dia que te atrapalham, ele permite que os sites sejam bloqueados somente durante elas."
Essas dicas são importantes, inclusive, para aqueles momentos em que
estamos produzindo um relatório importante ou preenchendo alguma
planilha, onde precisamos de total atenção.
Até mais!
A Autora
Fonte: Pesquisa de Daniela Carasco, para Você S/A, Março/2014.
http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/8-ferramentas-online-que-
ajudam-a-se-concentrar-no-trabalho?page=1. Acesso em 22/03/2014.
Muitos Secretários Executivos trabalham em pequenas e médias empresas. E, quando acontece algum imprevisto precisamos estar aptos a contribuir para a solução, para que não se torne uma crise que venha a afetar negativamente a empresa.
Abaixo seguem quatro importantes dicas que os profissionais Alessandro Saade, professor do curso em Empreendedorismo e Novos Negócios, da Business School São Paulo, e de Marcelo Aidar, coordenador adjunto do Centro de Empreendedorismo e Novos Negócios da Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas (FGV-EAESP) para quem trabalha em pequenas e médias empresas, concedidas a Camila Lam, para Exame.com:
"1. Invista em planilhas
Problemas nas áreas de finanças e vendas são comuns quando o empresário não tem dados que possam auxiliá-lo nas tomadas de decisão. Algumas planilhas são essenciais para quem deseja diminuir a exposição da empresa a riscos.
Uma solução a longo prazo é o próprio empreendedor investir em capacitação para uma gestão melhor das contas do negócio. “Existem cursos rápidos de negociação, de gestão financeira, de fluxo de caixa, entre outros”, conta Bonomo.
2. Não dependa só de um fornecedor
Imprevistos com fornecedores podem fazer com que o empreendedor não consiga atender os seus consumidores. Além de uma queda nas vendas, a imagem da empresa pode acabar arranhada se o produto ou serviço é de nicho, pois o estoque pode ficar zerado, por exemplo.
'Você tem que ter um plano B. Em casos emergenciais, contar a verdade é essencial e é preciso ser ágil na busca de outras soluções', explica Saade.
3. Foque nos seus pontos fortes
Normalmente, quando um concorrente é comprado por uma grande empresa ou um outro player começa a atuar no seu mercado muita coisa pode mudar. Para os empreendedores, é preciso fazer mudanças, mas sem tentar copiar o novo concorrente. 'Tem que focar nos seus valores para conseguir manter os clientes', afirma Saade.
Para Bonomo, chamar alguns clientes ou potenciais clientes para conversar e descobrir o que agrada é uma medida que não demanda muito tempo e recurso. 'É descobrir o que o público gosta e tentar chamar a atenção para isso', completa.
4. Evite a centralização de tarefas
Em uma pequena empresa todo funcionário é importante. Mas a saída de um profissional não pode fazer com que o empresário fique desesperado. 'É uma falha grave, é importante que todos os funcionários saibam mais de uma coisa, para que uma pessoa só não tenha todas as responsabilidades', ensina Saade.
Além disso, é importante avaliar quais são as estratégias de retenção da empresa. Para Aidar, isso é essencial para o comprometimento da equipe com o negócio."
Mas a dica mais importante é você saber quais são suas atribuições dentro da empresa pois, por mais que você queira ajudar, não pode fazer tudo sozinho. Mobilizar os demais colaboradores é muito importante para que você tenha uma equipe com quem possa contar.
Até mais!
A Autora
Fonte: Camila Lam, para Exame .com
http://exame.abril.com.br/pme/noticias/4-dicas-para-gerenciar-melhor-crises-na-sua-pequena-empresa?page=1 Acesso em 15/03/2014.
